Futuro: um arquivista em cada serviço

Já não faz sentido que o arquivista esteja confinado ao Tombo. Modernamente falando, que esteja apenas confinado ao edifício onde labora o serviço ao qual se encontra afecto (pode ser uma Direcção Geral, um Instituto, um Departamento, uma Divisão, um Núcleo, etc.).
Delimitando o âmbito desta exposição, quero reportar-me à realidade que melhor conheço: a da função administrativa, confiada às autarquias locais, sendo que a ideia principal deste texto dispõe para o futuro: um arquivista em cada serviço.
Porquê um arquivista em cada serviço? Decerto que haverá câmaras municipais que não têm recursos humanos suficientes para cobrir todos os serviços com arquivistas mas, já as câmaras de maior dimensão (Lisboa e Porto nomeadamente), têm a obrigação de dar o exemplo como modelo possível de uma intervenção.
Feito este reparo, é hora de argumentar com aquilo que gostaríamos de verificar no futuro. Sabemos que num serviço de arquivo autárquico são exercidas várias funções técnicas desde a investigação histórica aos mais ambiciosos projectos de implementação de sistemas de informação integrados. Pelo meio, há também grupos de trabalho que se dedicam ora à avaliação, selecção e eliminação documental ora à organização de arquivos correntes, actuando ambos junto dos serviços. Esta actuação chega, na maior parte das vezes, a ser efémera pelo seu carácter temporário. Ainda que todo o trabalho seja válido, há sempre lacunas que ficam pelo caminho e que só podem ser integradas mediante o carácter permanente do trabalho do arquivista no terreno. Por um lado, existe a mensagem do arquivista (esse apóstolo que leva consigo a vontade fundamentalista dos seus procedimentos, achando-os os mais correctos, não aceitando que os próprios serviços - com os seus sistemas intuitivos de gestão documental - também devem ter uma palavra a dizer nessa gestão, ainda que não tenham conhecimento da terminologia e da metodologia arquivísticas. Por outra banda, o serviço (esse resistente à mudança que quer continuar a produzir, a registar e a eliminar a documentação de acordo com a sua intuição). Resultado: como conciliar perspectivas, sensibilidades e procedimentos? Um arquivista em cada serviço?
Detenhamo-nos no caso da avaliação, selecção e eliminação. O grupo adstrito a esta função orienta os serviços no sentido de estabelecerem prazos de conservação administrativa (resultantes da Portaria 412/2001, de 17 de Abril). Isto acontece desta maneira, porque muitos serviços ainda não trabalham com ferramentas inteligentes que lhes permitam, logo no momento da produção dos documentos, atribuir prazos de conservação administrativa aos mesmos. Eu coloco a questão: não será de todo importante que estes serviços tenham o acompanhamento permanente - diário - dos arquivistas à semelhança do que já acontece com os técnicos informáticos que não se confinam apenas ao edifício onde está localizado o seu serviço, mas sim a auxiliar permanentemente os serviços como colaboradores desses mesmos serviços? E, mesmo à distância, com ferramentas como o helpdesk, que já muito ajuda para resolver problemas (dos mais insignificantes aos mais prementes), os técnicos informáticos queimam etapas burocrácticas que nós - arquivistas - ainda não conseguimos queimar. Como incendiar então a burocracia intermédia entre arquivistas e serviços à distância? Serviço de referência online dos serviços de arquivo? Sim, pode ser um caminho à semelhança do que já acontece com inúmeras bibliotecas, arquivos internacionais (EUA, por exemplo), empresas, etc.

Avaliação arquivística em serviços municipais

Gostaria de receber ideias e sugestões acerca de mais algumas questões de avaliação arquivística. Como já referi anteriormente, pertenço a um grupo que realiza avaliação, selecção e eliminação documental e, neste momento, encontro-me a auxiliar serviços de várias Direcções Municipais.
Como não abundam os estudos e testemunhos de trabalho prático nesta área tão complexa da arquivística, comecei a perceber que não bastavam (apesar de muito úteis) as fontes teóricas sobre o tema da avaliação. Elas serviram apenas para contextualizar e orientar alguns dos passos a seguir. De qualquer forma, a minha metodologia de trabalho, e de alguns colegas, junto dos serviços tem sido a seguinte:

1. À distância: recolha de informações relativas ao serviço onde vamos intervir (ex.: primeiros contactos por telefone ou e-mail, orgânica do serviço, normas, regulamentos, etc.)

2. No serviço: apresentação com o responsável pelo serviço e com os seus técnicos; pequena reunião onde são discutidas as necessidades de avaliação de documentação acumulada e divulgação da metodologia de trabalho do grupo; recolha de elementos sobre o sistema de gestão documental do serviço (ex.: plano de classificação, se é aplicada alguma tabela de selecção, etc.); visita ao local (normalmente o depósito) onde se encontra a documentação; diagnóstico básico sobre condições, quantidade de documentação acumulada, e datas extremas da mesma; estabelecimento de pelo menos um técnico do serviço para acompanhar o elemento do grupo na avaliação documental, pelo que se combina um dia semanal para esse trabalho;

3. Metodologia: o arquivista inicia o processo de avaliação documental no local onde se encontra a documentação, com o auxílio do técnico nomeado pelo serviço para apoiar nas informações que forem necessárias para o entendimento: 1) sobre a organização da documentação; 2) sobre a criação e critério de produção das séries documentais; 3) sobre a continuidade, fecho e/ou abertura da produção de novas séries; 4) do circuito/tramitação dos documentos internos e externos no âmbito das funções e competências do serviço.

Acabei de demonstrar o processo metodológico de forma muito sucinta, mas considero que o mais importante acerca deste trabalho é a maneira como ele é desenvolvido. Para mim, o diálogo com os técnicos dos serviços produtores é o elemento base para o sucesso da implementação das boas práticas arquivísticas. Sem esta colaboração tudo será inútil.
Todo o processo metodológico, acima descrito, tem sido sempre realizado pelo arquivista com o apoio, a título consultivo e interventivo dos técnicos dos serviços. É importante que seja consultivo, pelas seguintes razões: 1) pela complexidade do trabalho de avaliação; 2) pela responsabilidade que acarreta (principalmente na atribuição de destino final das séries quando não estão referenciadas na Portaria 412/2001); 3) pelo conhecimento que o arquivista tem de ter sobre o serviço com quem irá colaborar. É importante que seja interventivo, porque: 1) por mostrar que tem solução para o problema da documentação acumulada; 2) por ser capaz de trabalhar em equipa com todo o universo municipal e não apenas com os colegas da sua divisão; 3) por ser capaz de mobilizar os técnicos dos serviços para a importância deste trabalho.
Por outro lado, defendo ainda a presença assídua do arquivista ao longo do processo de avaliação, selecção e eliminação documental, do início ao fim, até na fase física do processo (muitas vezes, tratando-se da subida ao escadote, utilização de luvas e máscaras, para o acondicionamento e organização da documentação, preenchimento das folhas de recolha de dados, etc.). A nossa profissão tem como principal fonte de vida o documento. Mesmo estando acumulado, mal gerido e arrumado, não deixa de ser aquilo que nos move, por isso, há momentos em que custa ser arquivista pelas condições em que trabalhamos. De qualquer forma sinto-me feliz por ser uma espécie de bombeiro que apaga o fogo da memória, salvando-a e mantendo-a acessível a todos. Tratando-se de documentação acumulada, ela pode estar junto de um gabinete inaugurado em 2007 (portanto, ainda cheira a novo), ou num barracão cheio de pó dos anos 40 do século XX. Cabe-nos o papel de sensibilizar os serviços para uma nova mentalidade sobre o respeito pelos seus documentos. Há condições mínimas não só para o trabalho dos funcionários, mas também para a preservação dos documentos. Na maior parte das vezes é uma sensibilização infrutífera, pois somos colocados na posição de escolher o barracão dos anos 40 ou então o lixo. É mau, mas não deixa de ser um mal menor porque, com ou sem barracão, prefiro sempre ter o barracão.

À pouco falei que é importante trabalharmos com os serviços a título consultivo e interventivo. E essa intervenção se estender aos técnicos dos serviços. Eu dou um exemplo...

...Um dia estava eu num serviço, e analisando uma série que não se encontrava referenciada na Portaria, o técnico que me estava a acompanhar tratou de me aconselhar um nome para a série. A série tratava de assuntos relacionados com a participação de cidadãos em questões relativas às políticas da cidade, pelo que o técnico do serviço aconselhou a designação "processos de movimentos de cidadãos". Nem mais um segundo reflecti acerca do nome para a série. Este exemplo é elucidativo da experiência e know how que os técnicos têm para nos oferecer, ao invés de adoptarmos a posição de, em meia dúzia de palavras lhes explicar que têm de fazer avaliação documental nos seus serviços, demitindo-se o arquivista da sua colaboração e...aprendizagem.

Ao deixarmos os serviços entregues, em exclusivo, aos processos de avaliação documental, mesmo quando já perceberam a mecânica e os automatismos do trabalho, há pormenores, nuances, para os quais nem os próprios arquivistas muitas vezes têm resposta. Refiro-me ao facto da Arquivística não ser uma ciência exacta. E este facto revela-se todos os dias nos processos de avaliação documental.
A maior parte dos serviços ainda não geraram o consenso necessário com o Arquivo Municipal em termos de gestão documental integrada, apesar de já haver alguns a praticar o registo dos documentos em plataformas informáticas com plano de classificação associado. Ora, passados quase quatro anos, ainda hoje tenho muitas dúvidas acerca deste trabalho, quantas mais não terá o técnico do serviço se fizer este trabalho apenas com um acompanhamento ligeiro e distante por parte do arquivista.

O documento para o serviço produtor. Para os técnicos dos serviços o documento tem um ciclo de vida bastante simples, assim como a sua importância, que se caracteriza em duas fases.

A) O ciclo: Fixemo-nos na correspondência. O documento é produzido com o objectivo da expedição, e essa é a primeira prioridade (pode ter várias tipologias mas o objectivo é sempre o mesmo). Se for recebido, a prioridade é registar e dar conhecimento da sua entrada a quem de direito;

B) A importância: 1.ª fase - Ainda antes do documento ser produzido já é importante, porque se tornou num meio de produtividade para o técnico do serviço (sobretudo na celeridade com que dá andamento ao processo de expedição, encaminhamento, registo, e/ou entrega);

2.ª fase - Quando o circuito do documento, que foi produzido, finaliza ou deixa de depender do técnico do serviço, o documento deixa de ser necessário, logo, é um impecilho face aos novos que vão ser criados nos restantes dias do ano. O antigo é, então, arquivado e acumulado...em arquivo morto, no tal barracão.

O documento para o serviço de arquivo. Para o arquivista, o documento produzido pelo técnico do serviço está envolvido num determinado contexto, conta uma história, e passa a estar provido ou desprovido de valor...se estiver desorganizado e mal arquivado é como se tivesse sido eliminado.

Conclusão. Neste contexto, há duas realidades e visões diferentes acerca do mesmo produto: o documento. Por isso, a partilha de experiências e de conhecimentos será sempre necessário para poder investir o espírito de parceiros entre arquivistas e serviços produtores. Se a relação serviço-arquivo não for profícua, cada um vai esticar a corda para o seu lado. Nem o serviço tornará a sua gestão documental mais ágil, nem o arquivo atingirá o objectivo de conseguir fazer com que os técnicos dos serviços optem pela proposta dos arquivistas para acondicionar, organizar, gerir, e conservar os seus documentos. Continuarão a optar pela organização e gestão à medida da vontade de cada um, sem manuais de procedimentos, normas e critérios que conduzam à preservação da memória colectiva. A plataforma informática nunca será, por si, a alma mater da gestão documental. Sê-lo-á se, para além da colaboração arquivistas-serviços produtores, também se acrescente o terceiro elemento à relação...arquivistas-serviços produtores-informáticos.

Tempestade ou apenas chuva molha-tolos?

Ora ai está um bom tema de discussão. Principalmente para aqueles que acham que se deve conservar tudo. Segue abaixo a notícia:

«A menos que os Servidores de acesso à Net abram cordões à bolsa, tudo leva a crer que quebras vão ser comuns na Web.

Um estudo da Nemertes Research concluiu que a procura dos consumidores, em geral, e a introdução de serviços tecnicamente mais exigentes pode tornar a utilização da Internet bastante menos atractiva e satisfatória.
Os responsáveis pelo estudo sublinham que este cenário pode ocorrer dentro de três a cinco anos, caso os Servidores de Acesso à Internet (ISP) não procedam a um investimento total de 42 mil milhões dólares a 55 mil milhões de dólares nas infra-estruturas de telecomunicações, diz a «Exame Informática».
A Nemertes Research acrescenta que a situação é mais periclitante nos E.U.A., onde o diferencial entre a qualidade das redes e a procura de novos serviços é maior.
Ainda assim, os responsáveis pelo estudo frisam que não há risco de a Internet deixar de funcionar, apenas pode vir a sofrer quebras ou lentidão nos acessos.»

Fonte da notícia: Agência Financeira

Uma vergonha

Câmara de Alpiarça arrisca-se a perder a sua memória para sempre. «Processos de 1979, planos de actividades e até um dossier de uma vereadora com assuntos de reuniões de executivo encontrados em montes de entulho proveniente das obras do edifício camarário.»

Leia o resto da notícia clicando no título do post.

Arquivo electrónico

Foi hoje publicada pelo Ministério das Finanças e da Adminstração Pública a Portaria n.º 1370/2007, que possibilita o arquivamento das facturas ou documentos equivalentes e talões de venda em suporte electrónico.

Acerca do processo condenatório da Ordem dos Templários

«O Vaticano vai lançar uma edição inédita sobre os Templários, que reúne actas completas do arquivo secreto sobre o processo condenatório dos cavaleiros da ordem religiosa e militar medieval que ajudou os portugueses na luta contra os mouros.
A obra, "Processo contra os Templários", será apresentada a 25 de Outubro e está limitada a 799 exemplares, divulgou hoje a agência noticiosa católica Ecclesia.
O livro, que faz parte da série "Exemplaria Praetiosa", a publicação mais valiosa do Arquivo Secreto do Vaticano, reproduz fidedignamente os originais em pergaminho das actas completas do antigo processo de condenação dos Cavaleiros do Templo, acusados de heresia e blasfémia.
Fundada em Jerusalém em 1118, por nove cavaleiros franceses, a Ordem dos Templários visava a defesa dos interesses e a protecção dos peregrinos cristãos na Terra Santa durante as Cruzadas, tendo beneficiado posteriormente de várias doações de terras na Europa, que lhe permitiram estabelecer uma rede de influências no Velho Continente.
Na sequência do processo condenatório, a Ordem foi extinta, em 1312, pelo Papa Clemente V.
Em Portugal, os Templários ajudaram, nos séculos XII e XIII, nas batalhas contra os muçulmanos, nomeadamente na conquista de Santarém pelo rei D. Afonso Henriques, tendo recebido como recompensa extensas propriedades e poder político.
Quando foi extinta em vários países da Europa, o rei D. Dinis conseguiu transferir as suas propriedades, incluindo castelos, e os privilégios dos Templários para a Ordem de Cristo, criada em 1319.
A cruz da Ordem de Cristo, usada como símbolo nas caravelas e naus durante os Descobrimentos portugueses, ainda hoje adorna a bandeira do Governo Regional da Madeira.»

Fonte: Agência Lusa

Fórum sobre Avaliação Arquivística

Uma iniciativa digna de louvar, para participar em:
http://avaliacao-arquivo.bestphpbb3.com/viewforum.php?f=1