Gostaria de receber ideias e sugestões acerca de mais algumas questões de avaliação arquivística. Como já referi anteriormente, pertenço a um grupo que realiza avaliação, selecção e eliminação documental e, neste momento, encontro-me a auxiliar serviços de várias Direcções Municipais.
Como não abundam os estudos e testemunhos de trabalho prático nesta área tão complexa da arquivística, comecei a perceber que não bastavam (apesar de muito úteis) as fontes teóricas sobre o tema da avaliação. Elas serviram apenas para contextualizar e orientar alguns dos passos a seguir. De qualquer forma, a minha metodologia de trabalho, e de alguns colegas, junto dos serviços tem sido a seguinte:
1. À distância: recolha de informações relativas ao serviço onde vamos intervir (ex.: primeiros contactos por telefone ou e-mail, orgânica do serviço, normas, regulamentos, etc.)
2. No serviço: apresentação com o responsável pelo serviço e com os seus técnicos; pequena reunião onde são discutidas as necessidades de avaliação de documentação acumulada e divulgação da metodologia de trabalho do grupo; recolha de elementos sobre o sistema de gestão documental do serviço (ex.: plano de classificação, se é aplicada alguma tabela de selecção, etc.); visita ao local (normalmente o depósito) onde se encontra a documentação; diagnóstico básico sobre condições e quantidade de documentação acumulada; estabelecimento de pelo menos um técnico do serviço para acompanhar o elemento do grupo na avaliação documental, pelo que se combina um dia semanal para esse trabalho;
3. Metodologia: o arquivista inicia o processo de avaliação documental no local onde se encontra a documentação, com o auxílio do técnico nomeado pelo serviço para apoiar nas informações que forem necessárias para o entendimento: 1) da organização da documentação; 2) da criação e critério de produção das séries documentais; 3) da continuidade, fecho e/ou abertura de novas séries; 4) do circuito/tramitação dos documentos internos e externos no âmbito das funções e competências do serviço.
Acabei de demonstrar o processo de forma muito sucinta, mas considero que o mais importante acerca deste trabalho é a maneira como ele é desenvolvido. É neste ponto que há várias correntes de pensamento divergentes, e gostaria que vocês fossem mais uma.
Todo o processo, acima descrito, tem sido até ao momento sempre realizado pelo arquivista com o apoio, a título consultivo, do(s) técnico(s) do(s) serviço(s). Eu friso a título consultivo, porque penso ser o mais correcto no sentido: 1) da complexidade do trabalho de avaliação; 2) da responsabilidade que acarreta (principalmente na atribuição de destino final das séries quando não estão referenciadas na Portaria); 3) da valorização da nossa profissão, sem transferência de funções e competências que penso serem nossas.
As correntes de pensamento de que falei defendem, por um lado, a transferência de parte do trabalho para os técnicos dos serviços, nomeadamente na continuação do processo depois de duas ou três idas dos arquivistas aos seus serviços. Por outro lado, eu pertenço à corrente de pensamento que defende a presença do arquivista ao longo do processo, do início ao fim, até na fase física do processo (muitas vezes, tratando-se da subida ao escadote, utilização de luvas e máscaras, para o acondicionamento e organização da documentação, preenchimento das folhas de recolha de dados, etc.). A nossa profissão tem como principal fonte de vida o documento. Mesmo estando acumulado, mal arrumado e gerido, não deixa de ser aquilo que nos move, por isso, também não podemos escolher o local onde trabalhamos. O arquivista deve exigir condições mínimas de trabalho Tratando-se de documentação acumulada, ela pode estar junto de um gabinete inaugurado em 2007 (portanto, ainda cheira a novo), ou num barracão cheio de pó dos anos 40 do século XX. Cabe-nos o papel de sensibilizar os serviços para uma nova mentalidade sobre o respeito pelos seus documentos. Na maior parte das vezes é uma sensibilização infrutífera, pois somos colocados na posição de escolher o barracão dos anos 40 ou então o lixo. É mau, mas não deixa de ser um mal menor, pois eu prefiro a primeira.
Porquê a título consultivo? Não se pode abdicar do conhecimento e know how do(s) técnico(s) do(s) serviço(s) (geralmente técnicos administrativos), mas a título consultivo na recolha de informações, principalmente quando surgem dúvidas.
Exemplo
...Um dia estava eu num serviço, e analisando uma série que não se encontrava referenciada na Portaria 412/2001, o técnico que me estava a acompanhar tratou de me aconselhar um nome para a série. A série tratava de assuntos relacionados com a participação de cidadãos em questões relativas às políticas da cidade, pelo que o técnico do serviço aconselhou a designação "processos de movimentos de cidadãos". Nem mais um segundo reflecti acerca do nome para a série. Este exemplo é elucidativo do tipo de interacção entre o(s) técnico(s) do(s) serviço(s) com o arquivista.
Ao deixarmos o(s) serviço(s) entregue(s) aos processos de avaliação documental, mesmo quando já perceberam a mecânica e os automatismos do trabalho, há pormenores, nuances, para os quais nem os próprios arquivistas muitas vezes têm resposta. Refiro-me ao facto da Arquivística não ser uma ciência exacta. E este facto revela-se todos os dias nos processos de avaliação documental.
A maior parte dos serviços ainda não geraram o consenso necessário com o Arquivo Municipal em termos de gestão documental integrada, apesar de já haver alguns a praticar o registo dos documentos em plataformas informáticas com plano de classificação associado. Ora, passados quase quatro anos, ainda hoje tenho muitas dúvidas na minha cabeça acerca deste trabalho, quantas mais não terá o técnico do serviço se fizer este trabalho apenas com um acompanhamento ligeiro e distante por parte do arquivista.
O documento para o serviço administrativo. Para o técnico do serviço o documento tem um ciclo de vida bastante simples, assim como a sua importância se caracteriza em duas fases.
1) O ciclo: Fixemo-nos na correspondência. O documento é produzido com o objectivo da expedição e essa é a primeira prioridade (pode ter várias tipologias mas o objectivo é sempre o mesmo). Se for recebido, a prioridade é registar e dar conhecimento da sua entrada a quem de direito.
2) A importância: FASE A - Ainda antes do documento ser produzido já é importante, porque se tornou num meio de produtividade para o técnico do serviço (sobretudo na celeridade com que dá andamento ao processo de expedição, encaminhamento, registo, e/ou entrega); FASE B - Quando o circuito do documento que foi produzido finaliza, ou deixa de depender do técnico do serviço, o documento deixa de ser necessário, logo, é um impecilho face aos novos que estão a ser criados todos os dias. Então é arquivado e acumulado...em arquivo morto.
O documento para o serviço de arquivo. Para o arquivista, o documento produzido pelo técnico do serviço passa a estar provido ou desprovido de valor...se estiver desorganizado é como se tivesse sido eliminado.
Conclusão. Neste contexto, há duas realidades e visões diferentes acerca do mesmo produto: o documento. Por isso, a partilha do conhecimento, até à exaustão se necessário, acerca das duas visões é um trabalho que, para ser sério e consistente, deve ser investido de uma parceria contínua, que inclua a presença obrigatória do arquivista todas as vezes que seja levado a cabo trabalho de avaliação. Se a relação serviço-arquivo não for profícua, cada um vai esticar a corda para o seu lado. Nem o serviço tornará a sua gestão documental mais ágil, nem o arquivo atingirá o objectivo de conseguir fazer com que o(s) técnico(s) do(s) serviço(s) optem pela proposta dos arquivistas para acondicionar, organizar, gerir, e conservar os seus documentos. Continuarão a optar pela organização e gestão à medida da vontade de cada um, sem manuais de procedimentos, normas e critérios. A plataforma informática não é a alma mater da gestão docmental.
Como não abundam os estudos e testemunhos de trabalho prático nesta área tão complexa da arquivística, comecei a perceber que não bastavam (apesar de muito úteis) as fontes teóricas sobre o tema da avaliação. Elas serviram apenas para contextualizar e orientar alguns dos passos a seguir. De qualquer forma, a minha metodologia de trabalho, e de alguns colegas, junto dos serviços tem sido a seguinte:
1. À distância: recolha de informações relativas ao serviço onde vamos intervir (ex.: primeiros contactos por telefone ou e-mail, orgânica do serviço, normas, regulamentos, etc.)
2. No serviço: apresentação com o responsável pelo serviço e com os seus técnicos; pequena reunião onde são discutidas as necessidades de avaliação de documentação acumulada e divulgação da metodologia de trabalho do grupo; recolha de elementos sobre o sistema de gestão documental do serviço (ex.: plano de classificação, se é aplicada alguma tabela de selecção, etc.); visita ao local (normalmente o depósito) onde se encontra a documentação; diagnóstico básico sobre condições e quantidade de documentação acumulada; estabelecimento de pelo menos um técnico do serviço para acompanhar o elemento do grupo na avaliação documental, pelo que se combina um dia semanal para esse trabalho;
3. Metodologia: o arquivista inicia o processo de avaliação documental no local onde se encontra a documentação, com o auxílio do técnico nomeado pelo serviço para apoiar nas informações que forem necessárias para o entendimento: 1) da organização da documentação; 2) da criação e critério de produção das séries documentais; 3) da continuidade, fecho e/ou abertura de novas séries; 4) do circuito/tramitação dos documentos internos e externos no âmbito das funções e competências do serviço.
Acabei de demonstrar o processo de forma muito sucinta, mas considero que o mais importante acerca deste trabalho é a maneira como ele é desenvolvido. É neste ponto que há várias correntes de pensamento divergentes, e gostaria que vocês fossem mais uma.
Todo o processo, acima descrito, tem sido até ao momento sempre realizado pelo arquivista com o apoio, a título consultivo, do(s) técnico(s) do(s) serviço(s). Eu friso a título consultivo, porque penso ser o mais correcto no sentido: 1) da complexidade do trabalho de avaliação; 2) da responsabilidade que acarreta (principalmente na atribuição de destino final das séries quando não estão referenciadas na Portaria); 3) da valorização da nossa profissão, sem transferência de funções e competências que penso serem nossas.
As correntes de pensamento de que falei defendem, por um lado, a transferência de parte do trabalho para os técnicos dos serviços, nomeadamente na continuação do processo depois de duas ou três idas dos arquivistas aos seus serviços. Por outro lado, eu pertenço à corrente de pensamento que defende a presença do arquivista ao longo do processo, do início ao fim, até na fase física do processo (muitas vezes, tratando-se da subida ao escadote, utilização de luvas e máscaras, para o acondicionamento e organização da documentação, preenchimento das folhas de recolha de dados, etc.). A nossa profissão tem como principal fonte de vida o documento. Mesmo estando acumulado, mal arrumado e gerido, não deixa de ser aquilo que nos move, por isso, também não podemos escolher o local onde trabalhamos. O arquivista deve exigir condições mínimas de trabalho Tratando-se de documentação acumulada, ela pode estar junto de um gabinete inaugurado em 2007 (portanto, ainda cheira a novo), ou num barracão cheio de pó dos anos 40 do século XX. Cabe-nos o papel de sensibilizar os serviços para uma nova mentalidade sobre o respeito pelos seus documentos. Na maior parte das vezes é uma sensibilização infrutífera, pois somos colocados na posição de escolher o barracão dos anos 40 ou então o lixo. É mau, mas não deixa de ser um mal menor, pois eu prefiro a primeira.
Porquê a título consultivo? Não se pode abdicar do conhecimento e know how do(s) técnico(s) do(s) serviço(s) (geralmente técnicos administrativos), mas a título consultivo na recolha de informações, principalmente quando surgem dúvidas.
Exemplo
...Um dia estava eu num serviço, e analisando uma série que não se encontrava referenciada na Portaria 412/2001, o técnico que me estava a acompanhar tratou de me aconselhar um nome para a série. A série tratava de assuntos relacionados com a participação de cidadãos em questões relativas às políticas da cidade, pelo que o técnico do serviço aconselhou a designação "processos de movimentos de cidadãos". Nem mais um segundo reflecti acerca do nome para a série. Este exemplo é elucidativo do tipo de interacção entre o(s) técnico(s) do(s) serviço(s) com o arquivista.
Ao deixarmos o(s) serviço(s) entregue(s) aos processos de avaliação documental, mesmo quando já perceberam a mecânica e os automatismos do trabalho, há pormenores, nuances, para os quais nem os próprios arquivistas muitas vezes têm resposta. Refiro-me ao facto da Arquivística não ser uma ciência exacta. E este facto revela-se todos os dias nos processos de avaliação documental.
A maior parte dos serviços ainda não geraram o consenso necessário com o Arquivo Municipal em termos de gestão documental integrada, apesar de já haver alguns a praticar o registo dos documentos em plataformas informáticas com plano de classificação associado. Ora, passados quase quatro anos, ainda hoje tenho muitas dúvidas na minha cabeça acerca deste trabalho, quantas mais não terá o técnico do serviço se fizer este trabalho apenas com um acompanhamento ligeiro e distante por parte do arquivista.
O documento para o serviço administrativo. Para o técnico do serviço o documento tem um ciclo de vida bastante simples, assim como a sua importância se caracteriza em duas fases.
1) O ciclo: Fixemo-nos na correspondência. O documento é produzido com o objectivo da expedição e essa é a primeira prioridade (pode ter várias tipologias mas o objectivo é sempre o mesmo). Se for recebido, a prioridade é registar e dar conhecimento da sua entrada a quem de direito.
2) A importância: FASE A - Ainda antes do documento ser produzido já é importante, porque se tornou num meio de produtividade para o técnico do serviço (sobretudo na celeridade com que dá andamento ao processo de expedição, encaminhamento, registo, e/ou entrega); FASE B - Quando o circuito do documento que foi produzido finaliza, ou deixa de depender do técnico do serviço, o documento deixa de ser necessário, logo, é um impecilho face aos novos que estão a ser criados todos os dias. Então é arquivado e acumulado...em arquivo morto.
O documento para o serviço de arquivo. Para o arquivista, o documento produzido pelo técnico do serviço passa a estar provido ou desprovido de valor...se estiver desorganizado é como se tivesse sido eliminado.
Conclusão. Neste contexto, há duas realidades e visões diferentes acerca do mesmo produto: o documento. Por isso, a partilha do conhecimento, até à exaustão se necessário, acerca das duas visões é um trabalho que, para ser sério e consistente, deve ser investido de uma parceria contínua, que inclua a presença obrigatória do arquivista todas as vezes que seja levado a cabo trabalho de avaliação. Se a relação serviço-arquivo não for profícua, cada um vai esticar a corda para o seu lado. Nem o serviço tornará a sua gestão documental mais ágil, nem o arquivo atingirá o objectivo de conseguir fazer com que o(s) técnico(s) do(s) serviço(s) optem pela proposta dos arquivistas para acondicionar, organizar, gerir, e conservar os seus documentos. Continuarão a optar pela organização e gestão à medida da vontade de cada um, sem manuais de procedimentos, normas e critérios. A plataforma informática não é a alma mater da gestão docmental.
