O título deste post faz parte de uma frase que consta do Programa do CDS-PP, com o qual o partido foi a votos nas Legislativas de 2005. Não sei se o governo actual leu o programa referido, mas mesmo que não o tenha lido, foi ao encontro de algumas propostas que o CDS fez na altura, como por exemplo, na Administração Pública a propósito da mobilidade dos funcionários ou do acordo para a sua saída. Só não foi, infelizmente, ao encontra desta proposta do CDS...
08/09/2009
Vencer a crise e preparar o futuro
O título deste post provém de um documento que se pode ler no site da CIP (Confederação Industrial Portuguesa), que apresenta um conjunto de medidas, consideradas prioritárias, para combater a crise económica.
No segundo capítulo (entraves ao investimento), há um conjunto de guidelines dedicadas à diminuição da burocracia. Essas linhas gerais não falam, em concreto, da gestão documental, mas subentende-se, em cada uma delas, que o problema da burocracia se poderá resolver com um sistema de gestão documental mais eficiente. Nota-se que a gestão documental já não basta ser eficaz. Já não basta responder através da simples emissão dos documentos ou do preenchimento dos formulários, para depois ter que preencher outros acerca do mesmo processo. Hoje, a eficiência exige que um documento seja suficiente para todas as fases do processo. Ao fim e ao cabo, o que a CIP vem alertar com este conjunto de medidas que apresenta é para o facto das instituições públicas viverem agarradas, por malefício da própria legislação, a procedimentos excessivos e repetitivos que chegam a intrometer-se no próprio funcionamento das empresas ainda que de forma indirecta. Como os percebo...
No segundo capítulo (entraves ao investimento), há um conjunto de guidelines dedicadas à diminuição da burocracia. Essas linhas gerais não falam, em concreto, da gestão documental, mas subentende-se, em cada uma delas, que o problema da burocracia se poderá resolver com um sistema de gestão documental mais eficiente. Nota-se que a gestão documental já não basta ser eficaz. Já não basta responder através da simples emissão dos documentos ou do preenchimento dos formulários, para depois ter que preencher outros acerca do mesmo processo. Hoje, a eficiência exige que um documento seja suficiente para todas as fases do processo. Ao fim e ao cabo, o que a CIP vem alertar com este conjunto de medidas que apresenta é para o facto das instituições públicas viverem agarradas, por malefício da própria legislação, a procedimentos excessivos e repetitivos que chegam a intrometer-se no próprio funcionamento das empresas ainda que de forma indirecta. Como os percebo...
27/08/2009
Retroactividade da lei (o caso da Portaria 412/2001, de 17 de Abril)
Depois de algumas trocas de ideiais com os meus colegas do Arquivo Municipal de Lisboa, acerca da retroactividade da lei, nomeadamente da aplicação ao passado da Portaria 412/2001, de 17 de Abril, cheguei a uma conclusão, ainda que seja mais doutrinal que absoluta (que nem podia ser, visto a minha posição não assentar em nenhum preceito que a possa fundamentar).
Ora, o que aqui está em causa é saber se a Portaria referida pode ser ou não aplicada retroactivamente a documentação acumulada, produzida em anos anteriores a 2001, sabendo que, anteriormente a essa data, havia outra Portaria em vigor (Portaria 503/86, de 9 de Setembro).
«A lei só dispõe para o futuro; ainda que lhe seja atribuída eficácia retroactiva, presume-se que ficam ressalvados os efeitos já produzidos pelos factos que a lei se destina regular.» É o que está inscrito no art. 12/1 do Código Civil. Sobre aplicação das leis no tempo estamos falados. A lei é clara como água nesta temática.
Segundo a terminologia do Prof. JOSÉ OLIVEIRA ASCENSÃO, o Código Civil revela-nos quatro formas de retroactividade da lei: 1) retroactividade extrema; 2) retroactividade quase extrema; 3) retroactividade agravada; 4) retroactividade ordinária. Diz então, o mesmo Professor, que a retroactividade extrema se verifica com mais precisão no art. 2/2, do Código Penal, revelando-nos que a lei nova aplica-se ao passado sem qualquer limite, pondo em causa a produção dos efeitos de factos passados ao abrigo da lei antiga. Isto quer dizer que a retroactividade extrema só pode ser aplicada, quando for razão disso, nos casos previstos no Direito Penal. Por exemplo, se a lei nova prever que uma determinada conduta deixe de ser considerada como crime punível, os seus efeitos abrangem todos os indivíduos que no passado cometeram essa conduta (estejam ou não condenados, haja ou não trânsito em julgado da sentença) ao abrigo da lei antiga (não é o nosso caso, nem aquilo que procuramos); na retroactividade quase extrema, a lei nova é aplicada ao passado sem qualquer outro limite que não seja o respeito pelo que já se tenha aplicado através da lei antiga. Decisões essas que, se forem definitivas, sem possibilidade de recurso, são intocáveis. No nosso Direito, este tipo de retroactividade significa sempre que a lei determine que pretende abarcar toda a moldura da pena aplicável a certo crime que se mostre mais favorável ao agente (art. 2/4, Código Penal e art. 29/3 da Constituição da República Portuguesa). Porém, a segurança jurídica subjacente à intagibilidade do caso julgado não coloca problemas de inconstitucionalidade se estiver conforme o art. 282/3 da CRP (não é o nosso caso, nem aquilo que procuramos); na retroactividade agravada, a lei nova é retroactiva, mas tem de respeitar os efeitos já produzidos como o sejam as obrigações, as transacções e os acordos já cumpridos (aproxima-se do nosso caso); enfim, na retroactividade ordinária, a lei nova é aplicada ao passado, mas tem de respeitar os efeitos já produzidos pelos factos que se destina regular. É o regime comum de retroactividade no nosso Direito. Para o nosso caso, interessa-nos este tipo de retroactividade, desde que não se alterem os destinos finais já definidos pela Portaria anterior. O que se pode aproveitar da nova Portaria, na minha opinião, são as designações das séries para a documentação anterior a 2001. Mas, regra geral, considero que a Portaria 412/2001, em relação a destinos finais e prazos de conservação, só deve dispor para o futuro. Acontece que o problema da aplicação da Portaria 412/2001, pelo menos no universo da Câmara Municipal de Lisboa, prende-se com o facto de algumas áreas orgânico-funcionais se adaptarem mais facilmente do que outras à documentação acumulada. Por exemplo, nas áreas de Expediente, de Pessoal e de Finanças, dificilmente encontraremos documentação que não se enquadre na Portaria. Quanto à documentação acumulada, proveniente das outras áreas, já facilmente se notam omissões, como por exemplo, na área Assembleias Municipal e de Freguesia (faltam séries como Moções, Petições, Pedidos de Informação, Propostas, Convocatórias, Votos, Senhas de Presença, Intervenções do Público, entre outras. Ou seja, documentação praticamente inerente à natureza da actividade de uma Assembleia Municipal). O que fazer com estas séries? Em termos de designação, o caso resolve-se bem: somos nós que a atribuímos mediante a organização e o nome dado pelo próprio serviço produtor; e quanto ao seu destino final e prazo de conservação? Aqui, o caso já se afigura mais complicado. Mesmo assim, apoiamo-nos na necessidade futura que os serviços poderão ter com essa documentação e, mais subjectivamente, em leituras de interesse histórico sobre o valor dessa documentação para o conhecimento, em sentido estrito, da actividade dos serviços e, em sentido amplo, do Município. Esta última forma de avaliar a documentação é, sendo realista, feita segundo a vontade do freguês. A avaliação mais correcta é, segundo a doutrina arquivística, através de uma Comissão Científica constituída para o efeito. Por isso, a solução normalmente adoptada para este tipo de documentação é a sua conservação, até porque, grande parte das vezes, os dirigentes dos serviços, sem uma fundamentação legal que siga o caminho da eliminação, seguem o caminho mais óbvio que é o da conservação quando são chamados a decidir sobre os Autos de Eliminação que têm à sua frente.
O caminho é para o futuro, por isso, uma solução para esta situação podia muito bem ser, levantada e identificada a documentação acumulada, realizada a comparação com as séries que estão a ser produzidas actualmente, criar-se uma tabela de selecção onde coubessem todas as séries produzidas pela nossa organização (com designações, prazos de conservação e destinos finais). A questão seria, entretanto, uma Portaria para cada autarquia? Deixo a questão no ar...
Ora, o que aqui está em causa é saber se a Portaria referida pode ser ou não aplicada retroactivamente a documentação acumulada, produzida em anos anteriores a 2001, sabendo que, anteriormente a essa data, havia outra Portaria em vigor (Portaria 503/86, de 9 de Setembro).
«A lei só dispõe para o futuro; ainda que lhe seja atribuída eficácia retroactiva, presume-se que ficam ressalvados os efeitos já produzidos pelos factos que a lei se destina regular.» É o que está inscrito no art. 12/1 do Código Civil. Sobre aplicação das leis no tempo estamos falados. A lei é clara como água nesta temática.
Segundo a terminologia do Prof. JOSÉ OLIVEIRA ASCENSÃO, o Código Civil revela-nos quatro formas de retroactividade da lei: 1) retroactividade extrema; 2) retroactividade quase extrema; 3) retroactividade agravada; 4) retroactividade ordinária. Diz então, o mesmo Professor, que a retroactividade extrema se verifica com mais precisão no art. 2/2, do Código Penal, revelando-nos que a lei nova aplica-se ao passado sem qualquer limite, pondo em causa a produção dos efeitos de factos passados ao abrigo da lei antiga. Isto quer dizer que a retroactividade extrema só pode ser aplicada, quando for razão disso, nos casos previstos no Direito Penal. Por exemplo, se a lei nova prever que uma determinada conduta deixe de ser considerada como crime punível, os seus efeitos abrangem todos os indivíduos que no passado cometeram essa conduta (estejam ou não condenados, haja ou não trânsito em julgado da sentença) ao abrigo da lei antiga (não é o nosso caso, nem aquilo que procuramos); na retroactividade quase extrema, a lei nova é aplicada ao passado sem qualquer outro limite que não seja o respeito pelo que já se tenha aplicado através da lei antiga. Decisões essas que, se forem definitivas, sem possibilidade de recurso, são intocáveis. No nosso Direito, este tipo de retroactividade significa sempre que a lei determine que pretende abarcar toda a moldura da pena aplicável a certo crime que se mostre mais favorável ao agente (art. 2/4, Código Penal e art. 29/3 da Constituição da República Portuguesa). Porém, a segurança jurídica subjacente à intagibilidade do caso julgado não coloca problemas de inconstitucionalidade se estiver conforme o art. 282/3 da CRP (não é o nosso caso, nem aquilo que procuramos); na retroactividade agravada, a lei nova é retroactiva, mas tem de respeitar os efeitos já produzidos como o sejam as obrigações, as transacções e os acordos já cumpridos (aproxima-se do nosso caso); enfim, na retroactividade ordinária, a lei nova é aplicada ao passado, mas tem de respeitar os efeitos já produzidos pelos factos que se destina regular. É o regime comum de retroactividade no nosso Direito. Para o nosso caso, interessa-nos este tipo de retroactividade, desde que não se alterem os destinos finais já definidos pela Portaria anterior. O que se pode aproveitar da nova Portaria, na minha opinião, são as designações das séries para a documentação anterior a 2001. Mas, regra geral, considero que a Portaria 412/2001, em relação a destinos finais e prazos de conservação, só deve dispor para o futuro. Acontece que o problema da aplicação da Portaria 412/2001, pelo menos no universo da Câmara Municipal de Lisboa, prende-se com o facto de algumas áreas orgânico-funcionais se adaptarem mais facilmente do que outras à documentação acumulada. Por exemplo, nas áreas de Expediente, de Pessoal e de Finanças, dificilmente encontraremos documentação que não se enquadre na Portaria. Quanto à documentação acumulada, proveniente das outras áreas, já facilmente se notam omissões, como por exemplo, na área Assembleias Municipal e de Freguesia (faltam séries como Moções, Petições, Pedidos de Informação, Propostas, Convocatórias, Votos, Senhas de Presença, Intervenções do Público, entre outras. Ou seja, documentação praticamente inerente à natureza da actividade de uma Assembleia Municipal). O que fazer com estas séries? Em termos de designação, o caso resolve-se bem: somos nós que a atribuímos mediante a organização e o nome dado pelo próprio serviço produtor; e quanto ao seu destino final e prazo de conservação? Aqui, o caso já se afigura mais complicado. Mesmo assim, apoiamo-nos na necessidade futura que os serviços poderão ter com essa documentação e, mais subjectivamente, em leituras de interesse histórico sobre o valor dessa documentação para o conhecimento, em sentido estrito, da actividade dos serviços e, em sentido amplo, do Município. Esta última forma de avaliar a documentação é, sendo realista, feita segundo a vontade do freguês. A avaliação mais correcta é, segundo a doutrina arquivística, através de uma Comissão Científica constituída para o efeito. Por isso, a solução normalmente adoptada para este tipo de documentação é a sua conservação, até porque, grande parte das vezes, os dirigentes dos serviços, sem uma fundamentação legal que siga o caminho da eliminação, seguem o caminho mais óbvio que é o da conservação quando são chamados a decidir sobre os Autos de Eliminação que têm à sua frente.
O caminho é para o futuro, por isso, uma solução para esta situação podia muito bem ser, levantada e identificada a documentação acumulada, realizada a comparação com as séries que estão a ser produzidas actualmente, criar-se uma tabela de selecção onde coubessem todas as séries produzidas pela nossa organização (com designações, prazos de conservação e destinos finais). A questão seria, entretanto, uma Portaria para cada autarquia? Deixo a questão no ar...
20/03/2009
Futuro: um arquivista em cada serviço
Já não faz sentido que o arquivista esteja confinado ao Tombo. Modernamente falando, que esteja apenas confinado ao edifício onde labora o serviço ao qual se encontra afecto (pode ser uma Direcção Geral, um Instituto, um Departamento, uma Divisão, um Núcleo, etc.).
Delimitando o âmbito desta exposição, quero reportar-me à realidade que melhor conheço: a da função administrativa, confiada às autarquias locais, sendo que a ideia principal deste texto dispõe para o futuro: um arquivista em cada serviço.
Porquê um arquivista em cada serviço? Decerto que haverá câmaras municipais que não têm recursos humanos suficientes para cobrir todos os serviços com arquivistas mas, já as câmaras de maior dimensão (Lisboa e Porto nomeadamente), têm a obrigação de dar o exemplo como modelo possível de uma intervenção.
Feito este reparo, é hora de argumentar com aquilo que gostaríamos de verificar no futuro. Sabemos que num serviço de arquivo autárquico são exercidas várias funções técnicas desde a investigação histórica aos mais ambiciosos projectos de implementação de sistemas de informação integrados. Pelo meio, há também grupos de trabalho que se dedicam ora à avaliação, selecção e eliminação documental ora à organização de arquivos correntes, actuando ambos junto dos serviços. Esta actuação chega, na maior parte das vezes, a ser efémera pelo seu carácter temporário. Ainda que todo o trabalho seja válido, há sempre lacunas que ficam pelo caminho e que só podem ser integradas mediante o carácter permanente do trabalho do arquivista no terreno. Por um lado, existe a mensagem do arquivista (esse apóstolo que leva consigo a vontade fundamentalista dos seus procedimentos, achando-os os mais correctos, não aceitando que os próprios serviços - com os seus sistemas intuitivos de gestão documental - também devem ter uma palavra a dizer nessa gestão, ainda que não tenham conhecimento da terminologia e da metodologia arquivísticas. Por outra banda, o serviço (esse resistente à mudança que quer continuar a produzir, a registar e a eliminar a documentação de acordo com a sua intuição). Resultado: como conciliar perspectivas, sensibilidades e procedimentos? Um arquivista em cada serviço?
Detenhamo-nos no caso da avaliação, selecção e eliminação. O grupo adstrito a esta função orienta os serviços no sentido de estabelecerem prazos de conservação administrativa (resultantes da Portaria 412/2001, de 17 de Abril). Isto acontece desta maneira, porque muitos serviços ainda não trabalham com ferramentas inteligentes que lhes permitam, logo no momento da produção dos documentos, atribuir prazos de conservação administrativa aos mesmos. Eu coloco a questão: não será de todo importante que estes serviços tenham o acompanhamento permanente - diário - dos arquivistas à semelhança do que já acontece com os técnicos informáticos que não se confinam apenas ao edifício onde está localizado o seu serviço, mas sim a auxiliar permanentemente os serviços como colaboradores desses mesmos serviços? E, mesmo à distância, com ferramentas como o helpdesk, que já muito ajuda para resolver problemas (dos mais insignificantes aos mais prementes), os técnicos informáticos queimam etapas burocrácticas que nós - arquivistas - ainda não conseguimos queimar. Como incendiar então a burocracia intermédia entre arquivistas e serviços à distância? Serviço de referência online dos serviços de arquivo? Sim, pode ser um caminho à semelhança do que já acontece com inúmeras bibliotecas, arquivos internacionais (EUA, por exemplo), empresas, etc.
Delimitando o âmbito desta exposição, quero reportar-me à realidade que melhor conheço: a da função administrativa, confiada às autarquias locais, sendo que a ideia principal deste texto dispõe para o futuro: um arquivista em cada serviço.
Porquê um arquivista em cada serviço? Decerto que haverá câmaras municipais que não têm recursos humanos suficientes para cobrir todos os serviços com arquivistas mas, já as câmaras de maior dimensão (Lisboa e Porto nomeadamente), têm a obrigação de dar o exemplo como modelo possível de uma intervenção.
Feito este reparo, é hora de argumentar com aquilo que gostaríamos de verificar no futuro. Sabemos que num serviço de arquivo autárquico são exercidas várias funções técnicas desde a investigação histórica aos mais ambiciosos projectos de implementação de sistemas de informação integrados. Pelo meio, há também grupos de trabalho que se dedicam ora à avaliação, selecção e eliminação documental ora à organização de arquivos correntes, actuando ambos junto dos serviços. Esta actuação chega, na maior parte das vezes, a ser efémera pelo seu carácter temporário. Ainda que todo o trabalho seja válido, há sempre lacunas que ficam pelo caminho e que só podem ser integradas mediante o carácter permanente do trabalho do arquivista no terreno. Por um lado, existe a mensagem do arquivista (esse apóstolo que leva consigo a vontade fundamentalista dos seus procedimentos, achando-os os mais correctos, não aceitando que os próprios serviços - com os seus sistemas intuitivos de gestão documental - também devem ter uma palavra a dizer nessa gestão, ainda que não tenham conhecimento da terminologia e da metodologia arquivísticas. Por outra banda, o serviço (esse resistente à mudança que quer continuar a produzir, a registar e a eliminar a documentação de acordo com a sua intuição). Resultado: como conciliar perspectivas, sensibilidades e procedimentos? Um arquivista em cada serviço?
Detenhamo-nos no caso da avaliação, selecção e eliminação. O grupo adstrito a esta função orienta os serviços no sentido de estabelecerem prazos de conservação administrativa (resultantes da Portaria 412/2001, de 17 de Abril). Isto acontece desta maneira, porque muitos serviços ainda não trabalham com ferramentas inteligentes que lhes permitam, logo no momento da produção dos documentos, atribuir prazos de conservação administrativa aos mesmos. Eu coloco a questão: não será de todo importante que estes serviços tenham o acompanhamento permanente - diário - dos arquivistas à semelhança do que já acontece com os técnicos informáticos que não se confinam apenas ao edifício onde está localizado o seu serviço, mas sim a auxiliar permanentemente os serviços como colaboradores desses mesmos serviços? E, mesmo à distância, com ferramentas como o helpdesk, que já muito ajuda para resolver problemas (dos mais insignificantes aos mais prementes), os técnicos informáticos queimam etapas burocrácticas que nós - arquivistas - ainda não conseguimos queimar. Como incendiar então a burocracia intermédia entre arquivistas e serviços à distância? Serviço de referência online dos serviços de arquivo? Sim, pode ser um caminho à semelhança do que já acontece com inúmeras bibliotecas, arquivos internacionais (EUA, por exemplo), empresas, etc.
01/04/2008
Avaliação arquivística em serviços municipais
Gostaria de receber ideias e sugestões acerca de mais algumas questões de avaliação arquivística. Como já referi anteriormente, pertenço a um grupo que realiza avaliação, selecção e eliminação documental e, neste momento, encontro-me a auxiliar serviços de várias Direcções Municipais.
Como não abundam os estudos e testemunhos de trabalho prático nesta área tão complexa da arquivística, comecei a perceber que não bastavam (apesar de muito úteis) as fontes teóricas sobre o tema da avaliação. Elas serviram apenas para contextualizar e orientar alguns dos passos a seguir. De qualquer forma, a minha metodologia de trabalho, e de alguns colegas, junto dos serviços tem sido a seguinte:
1. À distância: recolha de informações relativas ao serviço onde vamos intervir (ex.: primeiros contactos por telefone ou e-mail, orgânica do serviço, normas, regulamentos, etc.)
2. No serviço: apresentação com o responsável pelo serviço e com os seus técnicos; pequena reunião onde são discutidas as necessidades de avaliação de documentação acumulada e divulgação da metodologia de trabalho do grupo; recolha de elementos sobre o sistema de gestão documental do serviço (ex.: plano de classificação, se é aplicada alguma tabela de selecção, etc.); visita ao local (normalmente o depósito) onde se encontra a documentação; diagnóstico básico sobre condições, quantidade de documentação acumulada, e datas extremas da mesma; estabelecimento de pelo menos um técnico do serviço para acompanhar o elemento do grupo na avaliação documental, pelo que se combina um dia semanal para esse trabalho;
3. Metodologia: o arquivista inicia o processo de avaliação documental no local onde se encontra a documentação, com o auxílio do técnico nomeado pelo serviço para apoiar nas informações que forem necessárias para o entendimento: 1) sobre a organização da documentação; 2) sobre a criação e critério de produção das séries documentais; 3) sobre a continuidade, fecho e/ou abertura da produção de novas séries; 4) do circuito/tramitação dos documentos internos e externos no âmbito das funções e competências do serviço.
Acabei de demonstrar o processo metodológico de forma muito sucinta, mas considero que o mais importante acerca deste trabalho é a maneira como ele é desenvolvido. Para mim, o diálogo com os técnicos dos serviços produtores é o elemento base para o sucesso da implementação das boas práticas arquivísticas. Sem esta colaboração tudo será inútil.
Todo o processo metodológico, acima descrito, tem sido sempre realizado pelo arquivista com o apoio, a título consultivo e interventivo dos técnicos dos serviços. É importante que seja consultivo, pelas seguintes razões: 1) pela complexidade do trabalho de avaliação; 2) pela responsabilidade que acarreta (principalmente na atribuição de destino final das séries quando não estão referenciadas na Portaria 412/2001); 3) pelo conhecimento que o arquivista tem de ter sobre o serviço com quem irá colaborar. É importante que seja interventivo, porque: 1) por mostrar que tem solução para o problema da documentação acumulada; 2) por ser capaz de trabalhar em equipa com todo o universo municipal e não apenas com os colegas da sua divisão; 3) por ser capaz de mobilizar os técnicos dos serviços para a importância deste trabalho.
Por outro lado, defendo ainda a presença assídua do arquivista ao longo do processo de avaliação, selecção e eliminação documental, do início ao fim, até na fase física do processo (muitas vezes, tratando-se da subida ao escadote, utilização de luvas e máscaras, para o acondicionamento e organização da documentação, preenchimento das folhas de recolha de dados, etc.). A nossa profissão tem como principal fonte de vida o documento. Mesmo estando acumulado, mal gerido e arrumado, não deixa de ser aquilo que nos move, por isso, há momentos em que custa ser arquivista pelas condições em que trabalhamos. De qualquer forma sinto-me feliz por ser uma espécie de bombeiro que apaga o fogo da memória, salvando-a e mantendo-a acessível a todos. Tratando-se de documentação acumulada, ela pode estar junto de um gabinete inaugurado em 2007 (portanto, ainda cheira a novo), ou num barracão cheio de pó dos anos 40 do século XX. Cabe-nos o papel de sensibilizar os serviços para uma nova mentalidade sobre o respeito pelos seus documentos. Há condições mínimas não só para o trabalho dos funcionários, mas também para a preservação dos documentos. Na maior parte das vezes é uma sensibilização infrutífera, pois somos colocados na posição de escolher o barracão dos anos 40 ou então o lixo. É mau, mas não deixa de ser um mal menor porque, com ou sem barracão, prefiro sempre ter o barracão.
À pouco falei que é importante trabalharmos com os serviços a título consultivo e interventivo. E essa intervenção se estender aos técnicos dos serviços. Eu dou um exemplo...
...Um dia estava eu num serviço, e analisando uma série que não se encontrava referenciada na Portaria, o técnico que me estava a acompanhar tratou de me aconselhar um nome para a série. A série tratava de assuntos relacionados com a participação de cidadãos em questões relativas às políticas da cidade, pelo que o técnico do serviço aconselhou a designação "processos de movimentos de cidadãos". Nem mais um segundo reflecti acerca do nome para a série. Este exemplo é elucidativo da experiência e know how que os técnicos têm para nos oferecer, ao invés de adoptarmos a posição de, em meia dúzia de palavras lhes explicar que têm de fazer avaliação documental nos seus serviços, demitindo-se o arquivista da sua colaboração e...aprendizagem.
Ao deixarmos os serviços entregues, em exclusivo, aos processos de avaliação documental, mesmo quando já perceberam a mecânica e os automatismos do trabalho, há pormenores, nuances, para os quais nem os próprios arquivistas muitas vezes têm resposta. Refiro-me ao facto da Arquivística não ser uma ciência exacta. E este facto revela-se todos os dias nos processos de avaliação documental.
A maior parte dos serviços ainda não geraram o consenso necessário com o Arquivo Municipal em termos de gestão documental integrada, apesar de já haver alguns a praticar o registo dos documentos em plataformas informáticas com plano de classificação associado. Ora, passados quase quatro anos, ainda hoje tenho muitas dúvidas acerca deste trabalho, quantas mais não terá o técnico do serviço se fizer este trabalho apenas com um acompanhamento ligeiro e distante por parte do arquivista.
O documento para o serviço produtor. Para os técnicos dos serviços o documento tem um ciclo de vida bastante simples, assim como a sua importância, que se caracteriza em duas fases.
A) O ciclo: Fixemo-nos na correspondência. O documento é produzido com o objectivo da expedição, e essa é a primeira prioridade (pode ter várias tipologias mas o objectivo é sempre o mesmo). Se for recebido, a prioridade é registar e dar conhecimento da sua entrada a quem de direito;
B) A importância: 1.ª fase - Ainda antes do documento ser produzido já é importante, porque se tornou num meio de produtividade para o técnico do serviço (sobretudo na celeridade com que dá andamento ao processo de expedição, encaminhamento, registo, e/ou entrega);
Como não abundam os estudos e testemunhos de trabalho prático nesta área tão complexa da arquivística, comecei a perceber que não bastavam (apesar de muito úteis) as fontes teóricas sobre o tema da avaliação. Elas serviram apenas para contextualizar e orientar alguns dos passos a seguir. De qualquer forma, a minha metodologia de trabalho, e de alguns colegas, junto dos serviços tem sido a seguinte:
1. À distância: recolha de informações relativas ao serviço onde vamos intervir (ex.: primeiros contactos por telefone ou e-mail, orgânica do serviço, normas, regulamentos, etc.)
2. No serviço: apresentação com o responsável pelo serviço e com os seus técnicos; pequena reunião onde são discutidas as necessidades de avaliação de documentação acumulada e divulgação da metodologia de trabalho do grupo; recolha de elementos sobre o sistema de gestão documental do serviço (ex.: plano de classificação, se é aplicada alguma tabela de selecção, etc.); visita ao local (normalmente o depósito) onde se encontra a documentação; diagnóstico básico sobre condições, quantidade de documentação acumulada, e datas extremas da mesma; estabelecimento de pelo menos um técnico do serviço para acompanhar o elemento do grupo na avaliação documental, pelo que se combina um dia semanal para esse trabalho;
3. Metodologia: o arquivista inicia o processo de avaliação documental no local onde se encontra a documentação, com o auxílio do técnico nomeado pelo serviço para apoiar nas informações que forem necessárias para o entendimento: 1) sobre a organização da documentação; 2) sobre a criação e critério de produção das séries documentais; 3) sobre a continuidade, fecho e/ou abertura da produção de novas séries; 4) do circuito/tramitação dos documentos internos e externos no âmbito das funções e competências do serviço.
Acabei de demonstrar o processo metodológico de forma muito sucinta, mas considero que o mais importante acerca deste trabalho é a maneira como ele é desenvolvido. Para mim, o diálogo com os técnicos dos serviços produtores é o elemento base para o sucesso da implementação das boas práticas arquivísticas. Sem esta colaboração tudo será inútil.
Todo o processo metodológico, acima descrito, tem sido sempre realizado pelo arquivista com o apoio, a título consultivo e interventivo dos técnicos dos serviços. É importante que seja consultivo, pelas seguintes razões: 1) pela complexidade do trabalho de avaliação; 2) pela responsabilidade que acarreta (principalmente na atribuição de destino final das séries quando não estão referenciadas na Portaria 412/2001); 3) pelo conhecimento que o arquivista tem de ter sobre o serviço com quem irá colaborar. É importante que seja interventivo, porque: 1) por mostrar que tem solução para o problema da documentação acumulada; 2) por ser capaz de trabalhar em equipa com todo o universo municipal e não apenas com os colegas da sua divisão; 3) por ser capaz de mobilizar os técnicos dos serviços para a importância deste trabalho.
Por outro lado, defendo ainda a presença assídua do arquivista ao longo do processo de avaliação, selecção e eliminação documental, do início ao fim, até na fase física do processo (muitas vezes, tratando-se da subida ao escadote, utilização de luvas e máscaras, para o acondicionamento e organização da documentação, preenchimento das folhas de recolha de dados, etc.). A nossa profissão tem como principal fonte de vida o documento. Mesmo estando acumulado, mal gerido e arrumado, não deixa de ser aquilo que nos move, por isso, há momentos em que custa ser arquivista pelas condições em que trabalhamos. De qualquer forma sinto-me feliz por ser uma espécie de bombeiro que apaga o fogo da memória, salvando-a e mantendo-a acessível a todos. Tratando-se de documentação acumulada, ela pode estar junto de um gabinete inaugurado em 2007 (portanto, ainda cheira a novo), ou num barracão cheio de pó dos anos 40 do século XX. Cabe-nos o papel de sensibilizar os serviços para uma nova mentalidade sobre o respeito pelos seus documentos. Há condições mínimas não só para o trabalho dos funcionários, mas também para a preservação dos documentos. Na maior parte das vezes é uma sensibilização infrutífera, pois somos colocados na posição de escolher o barracão dos anos 40 ou então o lixo. É mau, mas não deixa de ser um mal menor porque, com ou sem barracão, prefiro sempre ter o barracão.
À pouco falei que é importante trabalharmos com os serviços a título consultivo e interventivo. E essa intervenção se estender aos técnicos dos serviços. Eu dou um exemplo...
...Um dia estava eu num serviço, e analisando uma série que não se encontrava referenciada na Portaria, o técnico que me estava a acompanhar tratou de me aconselhar um nome para a série. A série tratava de assuntos relacionados com a participação de cidadãos em questões relativas às políticas da cidade, pelo que o técnico do serviço aconselhou a designação "processos de movimentos de cidadãos". Nem mais um segundo reflecti acerca do nome para a série. Este exemplo é elucidativo da experiência e know how que os técnicos têm para nos oferecer, ao invés de adoptarmos a posição de, em meia dúzia de palavras lhes explicar que têm de fazer avaliação documental nos seus serviços, demitindo-se o arquivista da sua colaboração e...aprendizagem.
Ao deixarmos os serviços entregues, em exclusivo, aos processos de avaliação documental, mesmo quando já perceberam a mecânica e os automatismos do trabalho, há pormenores, nuances, para os quais nem os próprios arquivistas muitas vezes têm resposta. Refiro-me ao facto da Arquivística não ser uma ciência exacta. E este facto revela-se todos os dias nos processos de avaliação documental.
A maior parte dos serviços ainda não geraram o consenso necessário com o Arquivo Municipal em termos de gestão documental integrada, apesar de já haver alguns a praticar o registo dos documentos em plataformas informáticas com plano de classificação associado. Ora, passados quase quatro anos, ainda hoje tenho muitas dúvidas acerca deste trabalho, quantas mais não terá o técnico do serviço se fizer este trabalho apenas com um acompanhamento ligeiro e distante por parte do arquivista.
O documento para o serviço produtor. Para os técnicos dos serviços o documento tem um ciclo de vida bastante simples, assim como a sua importância, que se caracteriza em duas fases.
A) O ciclo: Fixemo-nos na correspondência. O documento é produzido com o objectivo da expedição, e essa é a primeira prioridade (pode ter várias tipologias mas o objectivo é sempre o mesmo). Se for recebido, a prioridade é registar e dar conhecimento da sua entrada a quem de direito;
B) A importância: 1.ª fase - Ainda antes do documento ser produzido já é importante, porque se tornou num meio de produtividade para o técnico do serviço (sobretudo na celeridade com que dá andamento ao processo de expedição, encaminhamento, registo, e/ou entrega);
2.ª fase - Quando o circuito do documento, que foi produzido, finaliza ou deixa de depender do técnico do serviço, o documento deixa de ser necessário, logo, é um impecilho face aos novos que vão ser criados nos restantes dias do ano. O antigo é, então, arquivado e acumulado...em arquivo morto, no tal barracão.
O documento para o serviço de arquivo. Para o arquivista, o documento produzido pelo técnico do serviço está envolvido num determinado contexto, conta uma história, e passa a estar provido ou desprovido de valor...se estiver desorganizado e mal arquivado é como se tivesse sido eliminado.
Conclusão. Neste contexto, há duas realidades e visões diferentes acerca do mesmo produto: o documento. Por isso, a partilha de experiências e de conhecimentos será sempre necessário para poder investir o espírito de parceiros entre arquivistas e serviços produtores. Se a relação serviço-arquivo não for profícua, cada um vai esticar a corda para o seu lado. Nem o serviço tornará a sua gestão documental mais ágil, nem o arquivo atingirá o objectivo de conseguir fazer com que os técnicos dos serviços optem pela proposta dos arquivistas para acondicionar, organizar, gerir, e conservar os seus documentos. Continuarão a optar pela organização e gestão à medida da vontade de cada um, sem manuais de procedimentos, normas e critérios que conduzam à preservação da memória colectiva. A plataforma informática nunca será, por si, a alma mater da gestão documental. Sê-lo-á se, para além da colaboração arquivistas-serviços produtores, também se acrescente o terceiro elemento à relação...arquivistas-serviços produtores-informáticos.
22/11/2007
Tempestade ou apenas chuva molha-tolos?
Ora ai está um bom tema de discussão. Principalmente para aqueles que acham que se deve conservar tudo. Segue abaixo a notícia:
«A menos que os Servidores de acesso à Net abram cordões à bolsa, tudo leva a crer que quebras vão ser comuns na Web.
Um estudo da Nemertes Research concluiu que a procura dos consumidores, em geral, e a introdução de serviços tecnicamente mais exigentes pode tornar a utilização da Internet bastante menos atractiva e satisfatória.
Os responsáveis pelo estudo sublinham que este cenário pode ocorrer dentro de três a cinco anos, caso os Servidores de Acesso à Internet (ISP) não procedam a um investimento total de 42 mil milhões dólares a 55 mil milhões de dólares nas infra-estruturas de telecomunicações, diz a «Exame Informática».
A Nemertes Research acrescenta que a situação é mais periclitante nos E.U.A., onde o diferencial entre a qualidade das redes e a procura de novos serviços é maior.
Ainda assim, os responsáveis pelo estudo frisam que não há risco de a Internet deixar de funcionar, apenas pode vir a sofrer quebras ou lentidão nos acessos.»
Fonte da notícia: Agência Financeira
«A menos que os Servidores de acesso à Net abram cordões à bolsa, tudo leva a crer que quebras vão ser comuns na Web.
Um estudo da Nemertes Research concluiu que a procura dos consumidores, em geral, e a introdução de serviços tecnicamente mais exigentes pode tornar a utilização da Internet bastante menos atractiva e satisfatória.
Os responsáveis pelo estudo sublinham que este cenário pode ocorrer dentro de três a cinco anos, caso os Servidores de Acesso à Internet (ISP) não procedam a um investimento total de 42 mil milhões dólares a 55 mil milhões de dólares nas infra-estruturas de telecomunicações, diz a «Exame Informática».
A Nemertes Research acrescenta que a situação é mais periclitante nos E.U.A., onde o diferencial entre a qualidade das redes e a procura de novos serviços é maior.
Ainda assim, os responsáveis pelo estudo frisam que não há risco de a Internet deixar de funcionar, apenas pode vir a sofrer quebras ou lentidão nos acessos.»
Fonte da notícia: Agência Financeira
22/10/2007
Uma vergonha
Câmara de Alpiarça arrisca-se a perder a sua memória para sempre. «Processos de 1979, planos de actividades e até um dossier de uma vereadora com assuntos de reuniões de executivo encontrados em montes de entulho proveniente das obras do edifício camarário.»
Leia o resto da notícia clicando no título do post.
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