Acerca das portarias de avaliação, selecção e eliminação de documentos

O assunto que vou expôr diz respeito às Portarias de avaliação, selecção e eliminação de documentos. Tenho exercido funções de avaliação documental há pouco mais de dois anos e, por isso, decidi escrever alguma coisa sobre um dos meus principais instrumentos de trabalho. No meu caso, é a Portaria 412/2001, de 17 de Abril que utilizo.
As ideias que aqui apresento foram construídas ao longo de várias aprendizagens, leituras, e alguma experiência de trabalho no terreno. Para a exposição se tornar mais acessível, responderei a três questões:

1. Para fazer avaliação documental é necessária a utilização de uma Portaria?

R: É. Primeiramente, seria desejável que o processo de avaliação documental decorresse logo a partir da produção dos documentos. Tratando-se de uma instituição com documentação acumulada, e sem uma gestão integrada de documentos, suportada informaticamente, a Portaria deve ser o instrumento legal que irá possibilitar a conservação permanente ou a eliminação dos documentos com determinados critérios. Este é um acto que irá conferir transparência à gestão, e respeito pela preservação da memória da instituição. O objectivo é racionalizar o espaço da instituição. Neste caso, é a riqueza cultural da instituição que é salvaguardada.

2. Como pode uma Portaria contribuir para a uniformização de procedimentos na gestão documental em arquivo corrente?

R: Se existir gosto pelo trabalho de equipa o processo será facilitado, ambicioso e acossado pelo sucesso. Tomemos o exemplo dos serviços públicos (centrais e locais). Fazendo um levantamento de todas as série produzidas nos vários serviços, para um conhecimento da realidade documental e sua organização, bem como do(s) sistema(s) informático(s) - se o(s) houver - que controla(m) a sua tramitação, o ideal seria trabalhar numa única plataforma informática, em que todos os serviços produzissem as suas séries com uma designação uniforme para operações de função-meio. Para que um sistema desta natureza possa entrar em vigor, todos os serviços deveriam ter um, ou mais, arquivista(s) a acompanhar o trabalho administrativo dos serviços. A médio prazo, estariam reunidas as condições para que todos estes arquivistas adquirissem o know how suficiente para fabricar, em equipa, portarias criteriosas de gestão de documentos. Assim, talvez não se corresse o risco de se remeter para arquivo definitivo séries de eliminação misturadas com as de conservação permanente (como ainda é norma nos dias de hoje). Com um plano de classificação a funcionar em pleno é praticamente impossível assistir a isso. Mas, sem plano de classificação, essas remessas continuarão a conter intermináveis séries não referenciadas na tabela de selecção das portarias. Por outro lado, a culpa também se poderá apontar à má organização da documentação nos serviços, em que a mistura de séries documentais, numa mesma pasta ou caixa, pode significar a perda irremediável do âmbito contextual dos assuntos tratados e da sua importância (é todo um trabalho de investigação a posteriori que sairá prejudicado). Quando a documentação já não tem uso corrente e fica esquecida nos depósitos sem um processo de avaliação, cada vez mais tarde se encontrará em condições para ser recuperada - quando for possível recuperação.
Neste caso, dois factos a assinalar: é a qualidade e a transparência da gestão que está em jogo, bem como o conhecimento do funcionamento das instituições a que os cidadãos têm direito de recorrer.

3. É possível aplicar retroactivamente uma Portaria destinada, em princípio, a ser aplicada aos documentos produzidos a partir da data da sua publicação?

R: Por exemplo, a Portaria 412/2001, de 17 de Abril, que tem sido um dos meus principais instrumentos de trabalho, na tabela de selecção anexa percebe-se a limitação de não corresponder a muitas séries que se produziram anteriormente a 2001. Concluí-se que falta fazer algum trabalho de fundo, baseado na aproximação do arquivista ao assistente administrativo dos serviços. Assim, no futuro talvez consigamos chegar ao final dos processos de avaliação documental com 0,0% de séries não referenciadas na tabela de selecção das portarias.

Uniformização precisa-se!

Aprendi, durante o curso de especialização em Ciências Documentais, a olhar para a palavra uniformização como um conceito capaz de conferir qualidade aos serviços prestados pelas organizações. Tenho aprendido, durante a curta experiência profissional que tenho na área, que uniformização precisa-se. Aprendi ainda na minha relação com as instituições (públicas e privadas) que uniformizar procedimentos é a melhor maneira de simplificar e agilizar processos.
Numa definição de dicionário, uniforme é algo que só tem uma forma, que é sempre igual. É algo que se processa da mesma maneira. Este algo pode ser um sistema. E porque não um sistema de gestão documental uniforme?
Existem na sociedade civil exemplos de sistemas em que a uniformização de procedimentos é uma regra de ouro e bem sucedida. Um exemplo: as farmácias de comunidade. Ora, o plano externo, pela própria natureza do seu trabalho, é das únicas instituições que prestam o mesmo tipo de serviço em qualquer parte do país. Hoje entro numa farmácia em Lisboa, amanhã desloco-me a uma farmácia de Bragança e sou atendido da mesma forma. Por sua vez, no plano interno, as farmácias trabalham sobre um sistema de gestão integrada (com um programa informático de registos uniformes) e um modelo organizacional que lhes permite automatizar processos que são realizados em qualquer farmácia do país. Tudo isto representa qualidade, e de qualidade se molda uma actividade profissional caracterizada pelo sentido uniforme que confere ao seu trabalho.
Numa fase preambular, ainda durante a licenciatura, tive oportunidade de contactar com uma realidade, que me pareceu nociva. O facto de universidades públicas e privadas, e mercado de trabalho, ainda não terem criado uma rede de cooperação de modo a trabalharem em conjunto no aperfeiçoamento de programas curriculares e corpos docentes, na partilha de conhecimentos e experiências, na discussão em torno da implementação de sistemas de organização e gestão, entre outros modos de interagir. É todo um trabalho multidisciplinar que fica por fazer, correndo-se o risco de universidades públicas e privadas continuarem a competir apenas ao nível de quem é que apresenta o melhor plano curricular ou o melhor corpo docente, tendo como consequência uma sociedade a trabalhar de costas voltadas e sem saber muito bem quem é o arquivista e para que é que serve.
Bem sei que a criação de uma rede deste tipo é um projecto titânico, mas, quanto a mim urgente, com uma Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas (APBAD) e um Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT) activos e empenhados. A vontade das pessoas é tudo - incluindo vontade política -, por isso não é impossível. E para reformas deste tipo necessita-se mais de imaginação que de dinheiro. Não só representará um avanço para a nossa área profissional, e um conhecimento mais inteligente da nossa importância junto de organizações públicas e privadas); e ainda para o fortalecimento da relação entre universidades, com o objectivo de trabalharem em prol do futuro profissional dos seus alunos, emprestando-lhes competências de trabalho prático ainda durante os cursos. Aqui, a criação de gabinetes de inserção profissional poderão ter um papel decisivo como mediadores do processo de inclusão no mercado de trabalho.

E no princípio era...a Avaliação

A avaliação documental pode significar, a meu ver, o princípio do fim da desorganização das instituições, das empresas, e, quem sabe, dos governos. O objectivo primário da avaliação documental é tornar o espaço e o tempo racionais para quem deseja tomar decisões responsáveis e eficazes.
Por outro lado, se reduzirmos a preocupação com a documentação acumulada a questões de espaço, cairá por terra a aplicação prática de qualquer tipo de teoria da organização. Escusado será dizer que se tornará real o risco de perdermos uma parte importante da nossa memória e identidade. Como é que uma instituição pretende tornar a sua missão um percurso eficiente e produtivo se mantiver à sua guarda uma acumulação exponencial de documentos? Esta questão acarreta inúmeros problemas, principalmente quando surge a necessidade urgente de recuperação de informação, que entretanto se perde devido à falta de um sistema documental de gestão integrada. A avaliação documental - infelizmente - é relegada para segundo plano. Só surge quando os problemas de espaço começam realmente a incomodar. E é nesta altura eu vai tudo, ou quase tudo, borda fora (lixo). Concerteza que ainda persistem aqueles que acham que o circuito documental tem unicamente o objectivo imediato da concretização de uma actividade e o da arquivagem quando essa actividade finda. Os mesmos esquecem-se, porém, que o sistema integrado de documentos é um dos pilares da gestão de sucesso.
E como é que a avaliação documental contribui para a implementação de tal sistema? Podia muito bem ser a Informática a panaceia para todos os males. Mas a Arquivística tem um papel a desempenhar, em parceria com a Informática. De que forma? Se descongestionarmos de papel os gabinetes de trabalho, para finalmente respirarmos. Trata-se de uma questão de bem-estar. Se quisermos, higiene e segurança no trabalho. Por isso, a avaliação documental é um dos componentes fundamentais do sistema integrado de documentos. Poque não começarmos a fazer esse trabalho no próprio sistema informático, no momento da produção dos documentos?

O problema dos km's acumulados...Avaliar para organizar, organizar para sistematizar

A avaliação e selecção de documenação acumulada apoia-se num conjunto de documentos legais e em linhas orientadoras. Depois de termos uma consciência orgânico-funcional dos serviços que têm documentação acumulada, diagnostica-se o tipo de documentação existente. Enfim, tenta-se perceber, nestas duas etapas, a razão pela qual o serviço deixou chegar o(s) seu(s) arquivo(s) ao estado de congestionamento documental. Percebendo as tipologias documentais, os assuntos tratados, o circuito dos documentos, a ordem e a proveniência dos mesmos, reunem-se as condições para se desenvolver uma legislação - geralmente em Portaria - onde vigore uma tabela de selecção representativa dos documentos sujeitos a eliminação e a conservação permanente (e os respectivos prazos de conservação administrativa).
Com o estudo da estrutura orgânico-funcional dos serviços efectuado, com o diagnóstico da natureza burocrática da documentação produzida, e com a estrutura de arquivo definitivo montada, é altura para fazer vigorar a tal legislação - Portaria - já não nos depósitos, mas sim no momento da produção dos documentos, debelando o problema do seu destino final. O mal morre assim à nascença.
Posto isto, penso que nesta fase, em que a casa foi finalmente arrumada, em que se conhece de facto a actividade burocrática e funcional das organizações, pode-se implementar um plano de classificação para a gestão de arquivo corrente. Esta medida vai possibilitar a inclusão dos documentos produzidos em série documentais. Neste campo a ajuda da Informática será preciosa na concepção de bases de dados em que a circulação da informação será cada vez menos física (lenta). Neste parâmetro sou um acérrimo defensor do poder das novas tecnologias.

PS: Aconselho uma observação atenta dos dados expressos no afamado, mas pouco divulgado, Diagnóstico aos Arquivos Intermédios da Administração Central, uma co-edição do Observatório das Actividades Culturais (OAC)/Instituto dos Arquivos Nacionais Torre do Tombo (IAN/TT).

PS2: O texto que aqui apresento sobre a avaliação documental e o seu impacto não pretende ser o único e exclusivo pensamento acerca da matéria, mas sim um sucinto contributo da minha visão em relação à mesma. Há muito tempo que se discute o problema, e há muito que se desenvolvem instrumentos preciosos de apoio à prática da avaliação documental. Eles existem e já deviam ter sido postos em prática a partir do momento em que foram publicados.

De entre outros, refiro-me a...

MANUAL PARA A GESTÃO DE DOCUMENTOS - Madalena Garcia e Maria João Pires de Lima (coords.), Lisboa: IAN/TT, 1998.
VIEIRA, João - Orientações gerais sobre gestão de documentos de arquivo, Lisboa: IPA, 1990.
Norma de Descrição Arquivística - ISAD-G (norma geral internacional de descrição arquivística)
PÓVOAS, Ana Maria Sarmento; HENRIQUES, Cecília; LIMA, Maria João Pires de - Orientações Técnicas para Avaliação de Documentação Acumulada, Lisboa: IAN/TT, 1999.