Um contributo para a Eficiência Administrativa em Lisboa

Deverá ser reforçada a intervenção da Divisão de Gestão de Arquivos no processo de modernização administrativa da CML. Normalmente é tida como uma área irrelevante no seio da autarquia, atirada para a gestão única e exclusiva da memória documental da cidade, o que é limitado. Porquê? Os seus técnicos não são mais aquelas pessoas misteriosas que se encontram a arrumar livros e documentos nas prateleiras; são, nos dias que correm, especializados nas mais diversas áreas, incluindo na informática, outra área com quem devem interagir nesse processo de modernização. Não pode haver uma exclusividade da informática nesse processo. O técnico de arquivo também tem uma palavra a dizer na melhor maneira de conceber uma plataforma informática que uniformize administrativamente toda a Câmara. Há toda uma gestão documental que interessa melhorar para a racionalização de procedimentos e para eficiência dos serviços municipais. Isto irá representar qualidade e rapidez na relação munícipe-autarquia, e estimular o próprio funcionamento interno da instituição. A gestão de arquivos não pode ser um trabalho confinado ao serviço da cultura, deve ser, isso sim, transformado num serviço transversal a toda a CML, com o objectivo de cobrir o funcionamento administrativo de todas as áreas orgânicas. Isto irá proporcionar uma uniformização de procedimentos ao nível documental na rede interna da Câmara, e também na relação com os cidadãos. Trata-se de uma mudança de paradigma organizacional e de poupança em recursos técnicos, financeiros e humanos, pois não é necessária nenhuma empresa externa - como muitas vezes acontece - para realizar este trabalho; há na CML competência suficiente para levar a cabo um verdadeiro projecto de modernização administrativa que sirva a autarquia e os seus munícipes.

Fonte da imagem: Webwhispers (the archivist)