Gostaria de receber ideias e sugestões acerca de mais algumas questões de avaliação arquivística. Como já referi anteriormente, pertenço a um grupo que realiza avaliação, selecção e eliminação documental e, neste momento, encontro-me a auxiliar serviços de várias Direcções Municipais.
Como não abundam os estudos e testemunhos de trabalho prático nesta área tão complexa da arquivística, comecei a perceber que não bastavam (apesar de muito úteis) as fontes teóricas sobre o tema da avaliação. Elas serviram apenas para contextualizar e orientar alguns dos passos a seguir. De qualquer forma, a minha metodologia de trabalho, e de alguns colegas, junto dos serviços tem sido a seguinte:
1. À distância: recolha de informações relativas ao serviço onde vamos intervir (ex.: primeiros contactos por telefone ou e-mail, orgânica do serviço, normas, regulamentos, etc.)
2. No serviço: apresentação com o responsável pelo serviço e com os seus técnicos; pequena reunião onde são discutidas as necessidades de avaliação de documentação acumulada e divulgação da metodologia de trabalho do grupo; recolha de elementos sobre o sistema de gestão documental do serviço (ex.: plano de classificação, se é aplicada alguma tabela de selecção, etc.); visita ao local (normalmente o depósito) onde se encontra a documentação; diagnóstico básico sobre condições, quantidade de documentação acumulada, e datas extremas da mesma; estabelecimento de pelo menos um técnico do serviço para acompanhar o elemento do grupo na avaliação documental, pelo que se combina um dia semanal para esse trabalho;
3. Metodologia: o arquivista inicia o processo de avaliação documental no local onde se encontra a documentação, com o auxílio do técnico nomeado pelo serviço para apoiar nas informações que forem necessárias para o entendimento: 1) sobre a organização da documentação; 2) sobre a criação e critério de produção das séries documentais; 3) sobre a continuidade, fecho e/ou abertura da produção de novas séries; 4) do circuito/tramitação dos documentos internos e externos no âmbito das funções e competências do serviço.
Acabei de demonstrar o processo metodológico de forma muito sucinta, mas considero que o mais importante acerca deste trabalho é a maneira como ele é desenvolvido. Para mim, o diálogo com os técnicos dos serviços produtores é o elemento base para o sucesso da implementação das boas práticas arquivísticas. Sem esta colaboração tudo será inútil.
Todo o processo metodológico, acima descrito, tem sido sempre realizado pelo arquivista com o apoio, a título consultivo e interventivo dos técnicos dos serviços. É importante que seja consultivo, pelas seguintes razões: 1) pela complexidade do trabalho de avaliação; 2) pela responsabilidade que acarreta (principalmente na atribuição de destino final das séries quando não estão referenciadas na Portaria 412/2001); 3) pelo conhecimento que o arquivista tem de ter sobre o serviço com quem irá colaborar. É importante que seja interventivo, porque: 1) por mostrar que tem solução para o problema da documentação acumulada; 2) por ser capaz de trabalhar em equipa com todo o universo municipal e não apenas com os colegas da sua divisão; 3) por ser capaz de mobilizar os técnicos dos serviços para a importância deste trabalho.
Por outro lado, defendo ainda a presença assídua do arquivista ao longo do processo de avaliação, selecção e eliminação documental, do início ao fim, até na fase física do processo (muitas vezes, tratando-se da subida ao escadote, utilização de luvas e máscaras, para o acondicionamento e organização da documentação, preenchimento das folhas de recolha de dados, etc.). A nossa profissão tem como principal fonte de vida o documento. Mesmo estando acumulado, mal gerido e arrumado, não deixa de ser aquilo que nos move, por isso, há momentos em que custa ser arquivista pelas condições em que trabalhamos. De qualquer forma sinto-me feliz por ser uma espécie de bombeiro que apaga o fogo da memória, salvando-a e mantendo-a acessível a todos. Tratando-se de documentação acumulada, ela pode estar junto de um gabinete inaugurado em 2007 (portanto, ainda cheira a novo), ou num barracão cheio de pó dos anos 40 do século XX. Cabe-nos o papel de sensibilizar os serviços para uma nova mentalidade sobre o respeito pelos seus documentos. Há condições mínimas não só para o trabalho dos funcionários, mas também para a preservação dos documentos. Na maior parte das vezes é uma sensibilização infrutífera, pois somos colocados na posição de escolher o barracão dos anos 40 ou então o lixo. É mau, mas não deixa de ser um mal menor porque, com ou sem barracão, prefiro sempre ter o barracão.
À pouco falei que é importante trabalharmos com os serviços a título consultivo e interventivo. E essa intervenção se estender aos técnicos dos serviços. Eu dou um exemplo...
...Um dia estava eu num serviço, e analisando uma série que não se encontrava referenciada na Portaria, o técnico que me estava a acompanhar tratou de me aconselhar um nome para a série. A série tratava de assuntos relacionados com a participação de cidadãos em questões relativas às políticas da cidade, pelo que o técnico do serviço aconselhou a designação "processos de movimentos de cidadãos". Nem mais um segundo reflecti acerca do nome para a série. Este exemplo é elucidativo da experiência e know how que os técnicos têm para nos oferecer, ao invés de adoptarmos a posição de, em meia dúzia de palavras lhes explicar que têm de fazer avaliação documental nos seus serviços, demitindo-se o arquivista da sua colaboração e...aprendizagem.
Ao deixarmos os serviços entregues, em exclusivo, aos processos de avaliação documental, mesmo quando já perceberam a mecânica e os automatismos do trabalho, há pormenores, nuances, para os quais nem os próprios arquivistas muitas vezes têm resposta. Refiro-me ao facto da Arquivística não ser uma ciência exacta. E este facto revela-se todos os dias nos processos de avaliação documental.
A maior parte dos serviços ainda não geraram o consenso necessário com o Arquivo Municipal em termos de gestão documental integrada, apesar de já haver alguns a praticar o registo dos documentos em plataformas informáticas com plano de classificação associado. Ora, passados quase quatro anos, ainda hoje tenho muitas dúvidas acerca deste trabalho, quantas mais não terá o técnico do serviço se fizer este trabalho apenas com um acompanhamento ligeiro e distante por parte do arquivista.
O documento para o serviço produtor. Para os técnicos dos serviços o documento tem um ciclo de vida bastante simples, assim como a sua importância, que se caracteriza em duas fases.
A) O ciclo: Fixemo-nos na correspondência. O documento é produzido com o objectivo da expedição, e essa é a primeira prioridade (pode ter várias tipologias mas o objectivo é sempre o mesmo). Se for recebido, a prioridade é registar e dar conhecimento da sua entrada a quem de direito;
B) A importância: 1.ª fase - Ainda antes do documento ser produzido já é importante, porque se tornou num meio de produtividade para o técnico do serviço (sobretudo na celeridade com que dá andamento ao processo de expedição, encaminhamento, registo, e/ou entrega);
Como não abundam os estudos e testemunhos de trabalho prático nesta área tão complexa da arquivística, comecei a perceber que não bastavam (apesar de muito úteis) as fontes teóricas sobre o tema da avaliação. Elas serviram apenas para contextualizar e orientar alguns dos passos a seguir. De qualquer forma, a minha metodologia de trabalho, e de alguns colegas, junto dos serviços tem sido a seguinte:
1. À distância: recolha de informações relativas ao serviço onde vamos intervir (ex.: primeiros contactos por telefone ou e-mail, orgânica do serviço, normas, regulamentos, etc.)
2. No serviço: apresentação com o responsável pelo serviço e com os seus técnicos; pequena reunião onde são discutidas as necessidades de avaliação de documentação acumulada e divulgação da metodologia de trabalho do grupo; recolha de elementos sobre o sistema de gestão documental do serviço (ex.: plano de classificação, se é aplicada alguma tabela de selecção, etc.); visita ao local (normalmente o depósito) onde se encontra a documentação; diagnóstico básico sobre condições, quantidade de documentação acumulada, e datas extremas da mesma; estabelecimento de pelo menos um técnico do serviço para acompanhar o elemento do grupo na avaliação documental, pelo que se combina um dia semanal para esse trabalho;
3. Metodologia: o arquivista inicia o processo de avaliação documental no local onde se encontra a documentação, com o auxílio do técnico nomeado pelo serviço para apoiar nas informações que forem necessárias para o entendimento: 1) sobre a organização da documentação; 2) sobre a criação e critério de produção das séries documentais; 3) sobre a continuidade, fecho e/ou abertura da produção de novas séries; 4) do circuito/tramitação dos documentos internos e externos no âmbito das funções e competências do serviço.
Acabei de demonstrar o processo metodológico de forma muito sucinta, mas considero que o mais importante acerca deste trabalho é a maneira como ele é desenvolvido. Para mim, o diálogo com os técnicos dos serviços produtores é o elemento base para o sucesso da implementação das boas práticas arquivísticas. Sem esta colaboração tudo será inútil.
Todo o processo metodológico, acima descrito, tem sido sempre realizado pelo arquivista com o apoio, a título consultivo e interventivo dos técnicos dos serviços. É importante que seja consultivo, pelas seguintes razões: 1) pela complexidade do trabalho de avaliação; 2) pela responsabilidade que acarreta (principalmente na atribuição de destino final das séries quando não estão referenciadas na Portaria 412/2001); 3) pelo conhecimento que o arquivista tem de ter sobre o serviço com quem irá colaborar. É importante que seja interventivo, porque: 1) por mostrar que tem solução para o problema da documentação acumulada; 2) por ser capaz de trabalhar em equipa com todo o universo municipal e não apenas com os colegas da sua divisão; 3) por ser capaz de mobilizar os técnicos dos serviços para a importância deste trabalho.
Por outro lado, defendo ainda a presença assídua do arquivista ao longo do processo de avaliação, selecção e eliminação documental, do início ao fim, até na fase física do processo (muitas vezes, tratando-se da subida ao escadote, utilização de luvas e máscaras, para o acondicionamento e organização da documentação, preenchimento das folhas de recolha de dados, etc.). A nossa profissão tem como principal fonte de vida o documento. Mesmo estando acumulado, mal gerido e arrumado, não deixa de ser aquilo que nos move, por isso, há momentos em que custa ser arquivista pelas condições em que trabalhamos. De qualquer forma sinto-me feliz por ser uma espécie de bombeiro que apaga o fogo da memória, salvando-a e mantendo-a acessível a todos. Tratando-se de documentação acumulada, ela pode estar junto de um gabinete inaugurado em 2007 (portanto, ainda cheira a novo), ou num barracão cheio de pó dos anos 40 do século XX. Cabe-nos o papel de sensibilizar os serviços para uma nova mentalidade sobre o respeito pelos seus documentos. Há condições mínimas não só para o trabalho dos funcionários, mas também para a preservação dos documentos. Na maior parte das vezes é uma sensibilização infrutífera, pois somos colocados na posição de escolher o barracão dos anos 40 ou então o lixo. É mau, mas não deixa de ser um mal menor porque, com ou sem barracão, prefiro sempre ter o barracão.
À pouco falei que é importante trabalharmos com os serviços a título consultivo e interventivo. E essa intervenção se estender aos técnicos dos serviços. Eu dou um exemplo...
...Um dia estava eu num serviço, e analisando uma série que não se encontrava referenciada na Portaria, o técnico que me estava a acompanhar tratou de me aconselhar um nome para a série. A série tratava de assuntos relacionados com a participação de cidadãos em questões relativas às políticas da cidade, pelo que o técnico do serviço aconselhou a designação "processos de movimentos de cidadãos". Nem mais um segundo reflecti acerca do nome para a série. Este exemplo é elucidativo da experiência e know how que os técnicos têm para nos oferecer, ao invés de adoptarmos a posição de, em meia dúzia de palavras lhes explicar que têm de fazer avaliação documental nos seus serviços, demitindo-se o arquivista da sua colaboração e...aprendizagem.
Ao deixarmos os serviços entregues, em exclusivo, aos processos de avaliação documental, mesmo quando já perceberam a mecânica e os automatismos do trabalho, há pormenores, nuances, para os quais nem os próprios arquivistas muitas vezes têm resposta. Refiro-me ao facto da Arquivística não ser uma ciência exacta. E este facto revela-se todos os dias nos processos de avaliação documental.
A maior parte dos serviços ainda não geraram o consenso necessário com o Arquivo Municipal em termos de gestão documental integrada, apesar de já haver alguns a praticar o registo dos documentos em plataformas informáticas com plano de classificação associado. Ora, passados quase quatro anos, ainda hoje tenho muitas dúvidas acerca deste trabalho, quantas mais não terá o técnico do serviço se fizer este trabalho apenas com um acompanhamento ligeiro e distante por parte do arquivista.
O documento para o serviço produtor. Para os técnicos dos serviços o documento tem um ciclo de vida bastante simples, assim como a sua importância, que se caracteriza em duas fases.
A) O ciclo: Fixemo-nos na correspondência. O documento é produzido com o objectivo da expedição, e essa é a primeira prioridade (pode ter várias tipologias mas o objectivo é sempre o mesmo). Se for recebido, a prioridade é registar e dar conhecimento da sua entrada a quem de direito;
B) A importância: 1.ª fase - Ainda antes do documento ser produzido já é importante, porque se tornou num meio de produtividade para o técnico do serviço (sobretudo na celeridade com que dá andamento ao processo de expedição, encaminhamento, registo, e/ou entrega);
2.ª fase - Quando o circuito do documento, que foi produzido, finaliza ou deixa de depender do técnico do serviço, o documento deixa de ser necessário, logo, é um impecilho face aos novos que vão ser criados nos restantes dias do ano. O antigo é, então, arquivado e acumulado...em arquivo morto, no tal barracão.
O documento para o serviço de arquivo. Para o arquivista, o documento produzido pelo técnico do serviço está envolvido num determinado contexto, conta uma história, e passa a estar provido ou desprovido de valor...se estiver desorganizado e mal arquivado é como se tivesse sido eliminado.
Conclusão. Neste contexto, há duas realidades e visões diferentes acerca do mesmo produto: o documento. Por isso, a partilha de experiências e de conhecimentos será sempre necessário para poder investir o espírito de parceiros entre arquivistas e serviços produtores. Se a relação serviço-arquivo não for profícua, cada um vai esticar a corda para o seu lado. Nem o serviço tornará a sua gestão documental mais ágil, nem o arquivo atingirá o objectivo de conseguir fazer com que os técnicos dos serviços optem pela proposta dos arquivistas para acondicionar, organizar, gerir, e conservar os seus documentos. Continuarão a optar pela organização e gestão à medida da vontade de cada um, sem manuais de procedimentos, normas e critérios que conduzam à preservação da memória colectiva. A plataforma informática nunca será, por si, a alma mater da gestão documental. Sê-lo-á se, para além da colaboração arquivistas-serviços produtores, também se acrescente o terceiro elemento à relação...arquivistas-serviços produtores-informáticos.
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