Já não faz sentido que o arquivista esteja confinado ao Tombo. Modernamente falando, que esteja apenas confinado ao edifício onde labora o serviço ao qual se encontra afecto (pode ser uma Direcção Geral, um Instituto, um Departamento, uma Divisão, um Núcleo, etc.).
Delimitando o âmbito desta exposição, quero reportar-me à realidade que melhor conheço: a da função administrativa, confiada às autarquias locais, sendo que a ideia principal deste texto dispõe para o futuro: um arquivista em cada serviço.
Porquê um arquivista em cada serviço? Decerto que haverá câmaras municipais que não têm recursos humanos suficientes para cobrir todos os serviços com arquivistas mas, já as câmaras de maior dimensão (Lisboa e Porto nomeadamente), têm a obrigação de dar o exemplo como modelo possível de uma intervenção.
Feito este reparo, é hora de argumentar com aquilo que gostaríamos de verificar no futuro. Sabemos que num serviço de arquivo autárquico são exercidas várias funções técnicas desde a investigação histórica aos mais ambiciosos projectos de implementação de sistemas de informação integrados. Pelo meio, há também grupos de trabalho que se dedicam ora à avaliação, selecção e eliminação documental ora à organização de arquivos correntes, actuando ambos junto dos serviços. Esta actuação chega, na maior parte das vezes, a ser efémera pelo seu carácter temporário. Ainda que todo o trabalho seja válido, há sempre lacunas que ficam pelo caminho e que só podem ser integradas mediante o carácter permanente do trabalho do arquivista no terreno. Por um lado, existe a mensagem do arquivista (esse apóstolo que leva consigo a vontade fundamentalista dos seus procedimentos, achando-os os mais correctos, não aceitando que os próprios serviços - com os seus sistemas intuitivos de gestão documental - também devem ter uma palavra a dizer nessa gestão, ainda que não tenham conhecimento da terminologia e da metodologia arquivísticas. Por outra banda, o serviço (esse resistente à mudança que quer continuar a produzir, a registar e a eliminar a documentação de acordo com a sua intuição). Resultado: como conciliar perspectivas, sensibilidades e procedimentos? Um arquivista em cada serviço?
Detenhamo-nos no caso da avaliação, selecção e eliminação. O grupo adstrito a esta função orienta os serviços no sentido de estabelecerem prazos de conservação administrativa (resultantes da Portaria 412/2001, de 17 de Abril). Isto acontece desta maneira, porque muitos serviços ainda não trabalham com ferramentas inteligentes que lhes permitam, logo no momento da produção dos documentos, atribuir prazos de conservação administrativa aos mesmos. Eu coloco a questão: não será de todo importante que estes serviços tenham o acompanhamento permanente - diário - dos arquivistas à semelhança do que já acontece com os técnicos informáticos que não se confinam apenas ao edifício onde está localizado o seu serviço, mas sim a auxiliar permanentemente os serviços como colaboradores desses mesmos serviços? E, mesmo à distância, com ferramentas como o helpdesk, que já muito ajuda para resolver problemas (dos mais insignificantes aos mais prementes), os técnicos informáticos queimam etapas burocrácticas que nós - arquivistas - ainda não conseguimos queimar. Como incendiar então a burocracia intermédia entre arquivistas e serviços à distância? Serviço de referência online dos serviços de arquivo? Sim, pode ser um caminho à semelhança do que já acontece com inúmeras bibliotecas, arquivos internacionais (EUA, por exemplo), empresas, etc.
Delimitando o âmbito desta exposição, quero reportar-me à realidade que melhor conheço: a da função administrativa, confiada às autarquias locais, sendo que a ideia principal deste texto dispõe para o futuro: um arquivista em cada serviço.
Porquê um arquivista em cada serviço? Decerto que haverá câmaras municipais que não têm recursos humanos suficientes para cobrir todos os serviços com arquivistas mas, já as câmaras de maior dimensão (Lisboa e Porto nomeadamente), têm a obrigação de dar o exemplo como modelo possível de uma intervenção.
Feito este reparo, é hora de argumentar com aquilo que gostaríamos de verificar no futuro. Sabemos que num serviço de arquivo autárquico são exercidas várias funções técnicas desde a investigação histórica aos mais ambiciosos projectos de implementação de sistemas de informação integrados. Pelo meio, há também grupos de trabalho que se dedicam ora à avaliação, selecção e eliminação documental ora à organização de arquivos correntes, actuando ambos junto dos serviços. Esta actuação chega, na maior parte das vezes, a ser efémera pelo seu carácter temporário. Ainda que todo o trabalho seja válido, há sempre lacunas que ficam pelo caminho e que só podem ser integradas mediante o carácter permanente do trabalho do arquivista no terreno. Por um lado, existe a mensagem do arquivista (esse apóstolo que leva consigo a vontade fundamentalista dos seus procedimentos, achando-os os mais correctos, não aceitando que os próprios serviços - com os seus sistemas intuitivos de gestão documental - também devem ter uma palavra a dizer nessa gestão, ainda que não tenham conhecimento da terminologia e da metodologia arquivísticas. Por outra banda, o serviço (esse resistente à mudança que quer continuar a produzir, a registar e a eliminar a documentação de acordo com a sua intuição). Resultado: como conciliar perspectivas, sensibilidades e procedimentos? Um arquivista em cada serviço?
Detenhamo-nos no caso da avaliação, selecção e eliminação. O grupo adstrito a esta função orienta os serviços no sentido de estabelecerem prazos de conservação administrativa (resultantes da Portaria 412/2001, de 17 de Abril). Isto acontece desta maneira, porque muitos serviços ainda não trabalham com ferramentas inteligentes que lhes permitam, logo no momento da produção dos documentos, atribuir prazos de conservação administrativa aos mesmos. Eu coloco a questão: não será de todo importante que estes serviços tenham o acompanhamento permanente - diário - dos arquivistas à semelhança do que já acontece com os técnicos informáticos que não se confinam apenas ao edifício onde está localizado o seu serviço, mas sim a auxiliar permanentemente os serviços como colaboradores desses mesmos serviços? E, mesmo à distância, com ferramentas como o helpdesk, que já muito ajuda para resolver problemas (dos mais insignificantes aos mais prementes), os técnicos informáticos queimam etapas burocrácticas que nós - arquivistas - ainda não conseguimos queimar. Como incendiar então a burocracia intermédia entre arquivistas e serviços à distância? Serviço de referência online dos serviços de arquivo? Sim, pode ser um caminho à semelhança do que já acontece com inúmeras bibliotecas, arquivos internacionais (EUA, por exemplo), empresas, etc.
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