Discurso Arquivístico

Preencher os quadros de funcionários da Torre do Tombo.

2009-09-17T14:41:00.002+01:00

O título deste post faz parte de uma frase que consta do Programa do CDS-PP, com o qual o partido foi a votos nas Legislativas de 2005. Não sei se o governo actual leu o programa referido, mas mesmo que não o tenha lido, foi ao encontro de algumas propostas que o CDS fez na altura, como por exemplo, na Administração Pública a propósito da mobilidade dos funcionários ou do acordo para a sua saída. Só não foi, infelizmente, ao encontra desta proposta do CDS...

Vencer a crise e preparar o futuro

2009-09-08T11:08:00.002+01:00

O título deste post provém de um documento que se pode ler no site da CIP (Confederação Industrial Portuguesa), que apresenta um conjunto de medidas, consideradas prioritárias, para combater a crise económica.
No segundo capítulo (entraves ao investimento), há um conjunto de guidelines dedicadas à diminuição da burocracia. Essas linhas gerais não falam, em concreto, da gestão documental, mas subentende-se, em cada uma delas, que o problema da burocracia se poderá resolver com um sistema de gestão documental mais eficiente. Nota-se que a gestão documental já não basta ser eficaz. Já não basta responder através da simples emissão dos documentos ou do preenchimento dos formulários, para depois ter que preencher outros acerca do mesmo processo. Hoje, a eficiência exige que um documento seja suficiente para todas as fases do processo. Ao fim e ao cabo, o que a CIP vem alertar com este conjunto de medidas que apresenta é para o facto das instituições públicas viverem agarradas, por malefício da própria legislação, a procedimentos excessivos e repetitivos que chegam a intrometer-se no próprio funcionamento das empresas ainda que de forma indirecta. Como os percebo...

Retroactividade da lei (o caso da Portaria 412/2001, de 17 de Abril)

2009-08-27T13:01:00.010+01:00

Depois de algumas trocas de ideiais com os meus colegas do Arquivo Municipal de Lisboa, acerca da retroactividade da lei, nomeadamente da aplicação ao passado da Portaria 412/2001, de 17 de Abril, cheguei a uma conclusão, ainda que seja mais doutrinal que absoluta (que nem podia ser, visto a minha posição não assentar em nenhum preceito que a possa fundamentar).
Ora, o que aqui está em causa é saber se a Portaria referida pode ser ou não aplicada retroactivamente a documentação acumulada, produzida em anos anteriores a 2001, sabendo que, anteriormente a essa data, havia outra Portaria em vigor (Portaria 503/86, de 9 de Setembro).
«A lei só dispõe para o futuro; ainda que lhe seja atribuída eficácia retroactiva, presume-se que ficam ressalvados os efeitos já produzidos pelos factos que a lei se destina regular.» É o que está inscrito no art. 12/1 do Código Civil. Sobre aplicação das leis no tempo estamos falados. A lei é clara como água nesta temática.
Segundo a terminologia do Prof. JOSÉ OLIVEIRA ASCENSÃO, o Código Civil revela-nos quatro formas de retroactividade da lei: 1) retroactividade extrema; 2) retroactividade quase extrema; 3) retroactividade agravada; 4) retroactividade ordinária. Diz então, o mesmo Professor, que a retroactividade extrema se verifica com mais precisão no art. 2/2, do Código Penal, revelando-nos que a lei nova aplica-se ao passado sem qualquer limite, pondo em causa a produção dos efeitos de factos passados ao abrigo da lei antiga. Isto quer dizer que a retroactividade extrema só pode ser aplicada, quando for razão disso, nos casos previstos no Direito Penal. Por exemplo, se a lei nova prever que uma determinada conduta deixe de ser considerada como crime punível, os seus efeitos abrangem todos os indivíduos que no passado cometeram essa conduta (estejam ou não condenados, haja ou não trânsito em julgado da sentença) ao abrigo da lei antiga (não é o nosso caso, nem aquilo que procuramos); na retroactividade quase extrema, a lei nova é aplicada ao passado sem qualquer outro limite que não seja o respeito pelo que já se tenha aplicado através da lei antiga. Decisões essas que, se forem definitivas, sem possibilidade de recurso, são intocáveis. No nosso Direito, este tipo de retroactividade significa sempre que a lei determine que pretende abarcar toda a moldura da pena aplicável a certo crime que se mostre mais favorável ao agente (art. 2/4, Código Penal e art. 29/3 da Constituição da República Portuguesa). Porém, a segurança jurídica subjacente à intagibilidade do caso julgado não coloca problemas de inconstitucionalidade se estiver conforme o art. 282/3 da CRP (não é o nosso caso, nem aquilo que procuramos); na retroactividade agravada, a lei nova é retroactiva, mas tem de respeitar os efeitos já produzidos como o sejam as obrigações, as transacções e os acordos já cumpridos (aproxima-se do nosso caso); enfim, na retroactividade ordinária, a lei nova é aplicada ao passado, mas tem de respeitar os efeitos já produzidos pelos factos que se destina regular. É o regime comum de retroactividade no nosso Direito. Para o nosso caso, interessa-nos este tipo de retroactividade, desde que não se alterem os destinos finais já definidos pela Portaria anterior. O que se pode aproveitar da nova Portaria, na minha opinião, são as designações das séries para a documentação anterior a 2001. Mas, regra geral, considero que a Portaria 412/2001, em relação a destinos finais e prazos de conservação, só deve dispor para o futuro. Acontece que o problema da aplicação da Portaria 412/2001, pelo menos no universo da Câmara Municipal de Lisboa, prende-se com o facto de algumas áreas orgânico-funcionais se adaptarem mais facilmente do que outras à documentação acumulada. Por exemplo, nas áreas de Expediente, de Pessoal e de Finanças, dificilmente encontraremos documentação que não se enquadre na Portaria. Quanto à documentação acumulada, proveniente das outras áreas, já facilmente se notam omissões, como por exemplo, na área Assembleias Municipal e de Freguesia (faltam séries como Moções, Petições, Pedidos de Informação, Propostas, Convocatórias, Votos, Senhas de Presença, Intervenções do Público, entre outras. Ou seja, documentação praticamente inerente à natureza da actividade de uma Assembleia Municipal). O que fazer com estas séries? Em termos de designação, o caso resolve-se bem: somos nós que a atribuímos mediante a organização e o nome dado pelo próprio serviço produtor; e quanto ao seu destino final e prazo de conservação? Aqui, o caso já se afigura mais complicado. Mesmo assim, apoiamo-nos na necessidade futura que os serviços poderão ter com essa documentação e, mais subjectivamente, em leituras de interesse histórico sobre o valor dessa documentação para o conhecimento, em sentido estrito, da actividade dos serviços e, em sentido amplo, do Município. Esta última forma de avaliar a documentação é, sendo realista, feita segundo a vontade do freguês. A avaliação mais correcta é, segundo a doutrina arquivística, através de uma Comissão Científica constituída para o efeito. Por isso, a solução normalmente adoptada para este tipo de documentação é a sua conservação, até porque, grande parte das vezes, os dirigentes dos serviços, sem uma fundamentação legal que siga o caminho da eliminação, seguem o caminho mais óbvio que é o da conservação quando são chamados a decidir sobre os Autos de Eliminação que têm à sua frente.
O caminho é para o futuro, por isso, uma solução para esta situação podia muito bem ser, levantada e identificada a documentação acumulada, realizada a comparação com as séries que estão a ser produzidas actualmente, criar-se uma tabela de selecção onde coubessem todas as séries produzidas pela nossa organização (com designações, prazos de conservação e destinos finais). A questão seria, entretanto, uma Portaria para cada autarquia? Deixo a questão no ar...

Futuro: um arquivista em cada serviço

2009-03-20T12:51:00.007Z

Já não faz sentido que o arquivista esteja confinado ao Tombo. Modernamente falando, que esteja apenas confinado ao edifício onde labora o serviço ao qual se encontra afecto (pode ser uma Direcção Geral, um Instituto, um Departamento, uma Divisão, um Núcleo, etc.).
Delimitando o âmbito desta exposição, quero reportar-me à realidade que melhor conheço: a da função administrativa, confiada às autarquias locais, sendo que a ideia principal deste texto dispõe para o futuro: um arquivista em cada serviço.
Porquê um arquivista em cada serviço? Decerto que haverá câmaras municipais que não têm recursos humanos suficientes para cobrir todos os serviços com arquivistas mas, já as câmaras de maior dimensão (Lisboa e Porto nomeadamente), têm a obrigação de dar o exemplo como modelo possível de uma intervenção.
Feito este reparo, é hora de argumentar com aquilo que gostaríamos de verificar no futuro. Sabemos que num serviço de arquivo autárquico são exercidas várias funções técnicas desde a investigação histórica aos mais ambiciosos projectos de implementação de sistemas de informação integrados. Pelo meio, há também grupos de trabalho que se dedicam ora à avaliação, selecção e eliminação documental ora à organização de arquivos correntes, actuando ambos junto dos serviços. Esta actuação chega, na maior parte das vezes, a ser efémera pelo seu carácter temporário. Ainda que todo o trabalho seja válido, há sempre lacunas que ficam pelo caminho e que só podem ser integradas mediante o carácter permanente do trabalho do arquivista no terreno. Por um lado, existe a mensagem do arquivista (esse apóstolo que leva consigo a vontade fundamentalista dos seus procedimentos, achando-os os mais correctos, não aceitando que os próprios serviços - com os seus sistemas intuitivos de gestão documental - também devem ter uma palavra a dizer nessa gestão, ainda que não tenham conhecimento da terminologia e da metodologia arquivísticas. Por outra banda, o serviço (esse resistente à mudança que quer continuar a produzir, a registar e a eliminar a documentação de acordo com a sua intuição). Resultado: como conciliar perspectivas, sensibilidades e procedimentos? Um arquivista em cada serviço?
Detenhamo-nos no caso da avaliação, selecção e eliminação. O grupo adstrito a esta função orienta os serviços no sentido de estabelecerem prazos de conservação administrativa (resultantes da Portaria 412/2001, de 17 de Abril). Isto acontece desta maneira, porque muitos serviços ainda não trabalham com ferramentas inteligentes que lhes permitam, logo no momento da produção dos documentos, atribuir prazos de conservação administrativa aos mesmos. Eu coloco a questão: não será de todo importante que estes serviços tenham o acompanhamento permanente - diário - dos arquivistas à semelhança do que já acontece com os técnicos informáticos que não se confinam apenas ao edifício onde está localizado o seu serviço, mas sim a auxiliar permanentemente os serviços como colaboradores desses mesmos serviços? E, mesmo à distância, com ferramentas como o helpdesk, que já muito ajuda para resolver problemas (dos mais insignificantes aos mais prementes), os técnicos informáticos queimam etapas burocrácticas que nós - arquivistas - ainda não conseguimos queimar. Como incendiar então a burocracia intermédia entre arquivistas e serviços à distância? Serviço de referência online dos serviços de arquivo? Sim, pode ser um caminho à semelhança do que já acontece com inúmeras bibliotecas, arquivos internacionais (EUA, por exemplo), empresas, etc.

Avaliação arquivística em serviços municipais

2008-04-01T10:38:00.010+01:00

Gostaria de receber ideias e sugestões acerca de mais algumas questões de avaliação arquivística. Como já referi anteriormente, pertenço a um grupo que realiza avaliação, selecção e eliminação documental e, neste momento, encontro-me a auxiliar serviços de várias Direcções Municipais.
Como não abundam os estudos e testemunhos de trabalho prático nesta área tão complexa da arquivística, comecei a perceber que não bastavam (apesar de muito úteis) as fontes teóricas sobre o tema da avaliação. Elas serviram apenas para contextualizar e orientar alguns dos passos a seguir. De qualquer forma, a minha metodologia de trabalho, e de alguns colegas, junto dos serviços tem sido a seguinte:

1. À distância: recolha de informações relativas ao serviço onde vamos intervir (ex.: primeiros contactos por telefone ou e-mail, orgânica do serviço, normas, regulamentos, etc.)

2. No serviço: apresentação com o responsável pelo serviço e com os seus técnicos; pequena reunião onde são discutidas as necessidades de avaliação de documentação acumulada e divulgação da metodologia de trabalho do grupo; recolha de elementos sobre o sistema de gestão documental do serviço (ex.: plano de classificação, se é aplicada alguma tabela de selecção, etc.); visita ao local (normalmente o depósito) onde se encontra a documentação; diagnóstico básico sobre condições, quantidade de documentação acumulada, e datas extremas da mesma; estabelecimento de pelo menos um técnico do serviço para acompanhar o elemento do grupo na avaliação documental, pelo que se combina um dia semanal para esse trabalho;

3. Metodologia: o arquivista inicia o processo de avaliação documental no local onde se encontra a documentação, com o auxílio do técnico nomeado pelo serviço para apoiar nas informações que forem necessárias para o entendimento: 1) sobre a organização da documentação; 2) sobre a criação e critério de produção das séries documentais; 3) sobre a continuidade, fecho e/ou abertura da produção de novas séries; 4) do circuito/tramitação dos documentos internos e externos no âmbito das funções e competências do serviço.

Acabei de demonstrar o processo metodológico de forma muito sucinta, mas considero que o mais importante acerca deste trabalho é a maneira como ele é desenvolvido. Para mim, o diálogo com os técnicos dos serviços produtores é o elemento base para o sucesso da implementação das boas práticas arquivísticas. Sem esta colaboração tudo será inútil.
Todo o processo metodológico, acima descrito, tem sido sempre realizado pelo arquivista com o apoio, a título consultivo e interventivo dos técnicos dos serviços. É importante que seja consultivo, pelas seguintes razões: 1) pela complexidade do trabalho de avaliação; 2) pela responsabilidade que acarreta (principalmente na atribuição de destino final das séries quando não estão referenciadas na Portaria 412/2001); 3) pelo conhecimento que o arquivista tem de ter sobre o serviço com quem irá colaborar. É importante que seja interventivo, porque: 1) por mostrar que tem solução para o problema da documentação acumulada; 2) por ser capaz de trabalhar em equipa com todo o universo municipal e não apenas com os colegas da sua divisão; 3) por ser capaz de mobilizar os técnicos dos serviços para a importância deste trabalho.
Por outro lado, defendo ainda a presença assídua do arquivista ao longo do processo de avaliação, selecção e eliminação documental, do início ao fim, até na fase física do processo (muitas vezes, tratando-se da subida ao escadote, utilização de luvas e máscaras, para o acondicionamento e organização da documentação, preenchimento das folhas de recolha de dados, etc.). A nossa profissão tem como principal fonte de vida o documento. Mesmo estando acumulado, mal gerido e arrumado, não deixa de ser aquilo que nos move, por isso, há momentos em que custa ser arquivista pelas condições em que trabalhamos. De qualquer forma sinto-me feliz por ser uma espécie de bombeiro que apaga o fogo da memória, salvando-a e mantendo-a acessível a todos. Tratando-se de documentação acumulada, ela pode estar junto de um gabinete inaugurado em 2007 (portanto, ainda cheira a novo), ou num barracão cheio de pó dos anos 40 do século XX. Cabe-nos o papel de sensibilizar os serviços para uma nova mentalidade sobre o respeito pelos seus documentos. Há condições mínimas não só para o trabalho dos funcionários, mas também para a preservação dos documentos. Na maior parte das vezes é uma sensibilização infrutífera, pois somos colocados na posição de escolher o barracão dos anos 40 ou então o lixo. É mau, mas não deixa de ser um mal menor porque, com ou sem barracão, prefiro sempre ter o barracão.

À pouco falei que é importante trabalharmos com os serviços a título consultivo e interventivo. E essa intervenção se estender aos técnicos dos serviços. Eu dou um exemplo...

...Um dia estava eu num serviço, e analisando uma série que não se encontrava referenciada na Portaria, o técnico que me estava a acompanhar tratou de me aconselhar um nome para a série. A série tratava de assuntos relacionados com a participação de cidadãos em questões relativas às políticas da cidade, pelo que o técnico do serviço aconselhou a designação "processos de movimentos de cidadãos". Nem mais um segundo reflecti acerca do nome para a série. Este exemplo é elucidativo da experiência e know how que os técnicos têm para nos oferecer, ao invés de adoptarmos a posição de, em meia dúzia de palavras lhes explicar que têm de fazer avaliação documental nos seus serviços, demitindo-se o arquivista da sua colaboração e...aprendizagem.

Ao deixarmos os serviços entregues, em exclusivo, aos processos de avaliação documental, mesmo quando já perceberam a mecânica e os automatismos do trabalho, há pormenores, nuances, para os quais nem os próprios arquivistas muitas vezes têm resposta. Refiro-me ao facto da Arquivística não ser uma ciência exacta. E este facto revela-se todos os dias nos processos de avaliação documental.
A maior parte dos serviços ainda não geraram o consenso necessário com o Arquivo Municipal em termos de gestão documental integrada, apesar de já haver alguns a praticar o registo dos documentos em plataformas informáticas com plano de classificação associado. Ora, passados quase quatro anos, ainda hoje tenho muitas dúvidas acerca deste trabalho, quantas mais não terá o técnico do serviço se fizer este trabalho apenas com um acompanhamento ligeiro e distante por parte do arquivista.

O documento para o serviço produtor. Para os técnicos dos serviços o documento tem um ciclo de vida bastante simples, assim como a sua importância, que se caracteriza em duas fases.

A) O ciclo: Fixemo-nos na correspondência. O documento é produzido com o objectivo da expedição, e essa é a primeira prioridade (pode ter várias tipologias mas o objectivo é sempre o mesmo). Se for recebido, a prioridade é registar e dar conhecimento da sua entrada a quem de direito;

B) A importância: 1.ª fase - Ainda antes do documento ser produzido já é importante, porque se tornou num meio de produtividade para o técnico do serviço (sobretudo na celeridade com que dá andamento ao processo de expedição, encaminhamento, registo, e/ou entrega);

2.ª fase - Quando o circuito do documento, que foi produzido, finaliza ou deixa de depender do técnico do serviço, o documento deixa de ser necessário, logo, é um impecilho face aos novos que vão ser criados nos restantes dias do ano. O antigo é, então, arquivado e acumulado...em arquivo morto, no tal barracão.

O documento para o serviço de arquivo. Para o arquivista, o documento produzido pelo técnico do serviço está envolvido num determinado contexto, conta uma história, e passa a estar provido ou desprovido de valor...se estiver desorganizado e mal arquivado é como se tivesse sido eliminado.

Conclusão. Neste contexto, há duas realidades e visões diferentes acerca do mesmo produto: o documento. Por isso, a partilha de experiências e de conhecimentos será sempre necessário para poder investir o espírito de parceiros entre arquivistas e serviços produtores. Se a relação serviço-arquivo não for profícua, cada um vai esticar a corda para o seu lado. Nem o serviço tornará a sua gestão documental mais ágil, nem o arquivo atingirá o objectivo de conseguir fazer com que os técnicos dos serviços optem pela proposta dos arquivistas para acondicionar, organizar, gerir, e conservar os seus documentos. Continuarão a optar pela organização e gestão à medida da vontade de cada um, sem manuais de procedimentos, normas e critérios que conduzam à preservação da memória colectiva. A plataforma informática nunca será, por si, a alma mater da gestão documental. Sê-lo-á se, para além da colaboração arquivistas-serviços produtores, também se acrescente o terceiro elemento à relação...arquivistas-serviços produtores-informáticos.

Tempestade ou apenas chuva molha-tolos?

2007-11-22T11:04:00.003Z

Ora ai está um bom tema de discussão. Principalmente para aqueles que acham que se deve conservar tudo. Segue abaixo a notícia:

«A menos que os Servidores de acesso à Net abram cordões à bolsa, tudo leva a crer que quebras vão ser comuns na Web.

Um estudo da Nemertes Research concluiu que a procura dos consumidores, em geral, e a introdução de serviços tecnicamente mais exigentes pode tornar a utilização da Internet bastante menos atractiva e satisfatória.
Os responsáveis pelo estudo sublinham que este cenário pode ocorrer dentro de três a cinco anos, caso os Servidores de Acesso à Internet (ISP) não procedam a um investimento total de 42 mil milhões dólares a 55 mil milhões de dólares nas infra-estruturas de telecomunicações, diz a «Exame Informática».
A Nemertes Research acrescenta que a situação é mais periclitante nos E.U.A., onde o diferencial entre a qualidade das redes e a procura de novos serviços é maior.
Ainda assim, os responsáveis pelo estudo frisam que não há risco de a Internet deixar de funcionar, apenas pode vir a sofrer quebras ou lentidão nos acessos.»

Fonte da notícia: Agência Financeira

Uma vergonha

2007-10-22T16:28:00.002+01:00

Câmara de Alpiarça arrisca-se a perder a sua memória para sempre. «Processos de 1979, planos de actividades e até um dossier de uma vereadora com assuntos de reuniões de executivo encontrados em montes de entulho proveniente das obras do edifício camarário.»

Leia o resto da notícia clicando no título do post.

Arquivo electrónico

2007-10-19T09:20:00.001+01:00

Foi hoje publicada pelo Ministério das Finanças e da Adminstração Pública a Portaria n.º 1370/2007, que possibilita o arquivamento das facturas ou documentos equivalentes e talões de venda em suporte electrónico.

Acerca do processo condenatório da Ordem dos Templários

2007-10-09T01:03:00.001+01:00

«O Vaticano vai lançar uma edição inédita sobre os Templários, que reúne actas completas do arquivo secreto sobre o processo condenatório dos cavaleiros da ordem religiosa e militar medieval que ajudou os portugueses na luta contra os mouros.
A obra, "Processo contra os Templários", será apresentada a 25 de Outubro e está limitada a 799 exemplares, divulgou hoje a agência noticiosa católica Ecclesia.
O livro, que faz parte da série "Exemplaria Praetiosa", a publicação mais valiosa do Arquivo Secreto do Vaticano, reproduz fidedignamente os originais em pergaminho das actas completas do antigo processo de condenação dos Cavaleiros do Templo, acusados de heresia e blasfémia.
Fundada em Jerusalém em 1118, por nove cavaleiros franceses, a Ordem dos Templários visava a defesa dos interesses e a protecção dos peregrinos cristãos na Terra Santa durante as Cruzadas, tendo beneficiado posteriormente de várias doações de terras na Europa, que lhe permitiram estabelecer uma rede de influências no Velho Continente.
Na sequência do processo condenatório, a Ordem foi extinta, em 1312, pelo Papa Clemente V.
Em Portugal, os Templários ajudaram, nos séculos XII e XIII, nas batalhas contra os muçulmanos, nomeadamente na conquista de Santarém pelo rei D. Afonso Henriques, tendo recebido como recompensa extensas propriedades e poder político.
Quando foi extinta em vários países da Europa, o rei D. Dinis conseguiu transferir as suas propriedades, incluindo castelos, e os privilégios dos Templários para a Ordem de Cristo, criada em 1319.
A cruz da Ordem de Cristo, usada como símbolo nas caravelas e naus durante os Descobrimentos portugueses, ainda hoje adorna a bandeira do Governo Regional da Madeira.»

Fonte: Agência Lusa

Fórum sobre Avaliação Arquivística

2007-09-25T11:00:00.000+01:00

Uma iniciativa digna de louvar, para participar em:
http://avaliacao-arquivo.bestphpbb3.com/viewforum.php?f=1

Um contributo para a Cultura em Lisboa

2007-07-16T00:29:00.003+01:00

Cultura. Uma área completamente subaproveitada e relegada ao esquecimento. Esquece-se que pode ser um dos elementos mais importantes, senão o mais influente, do turismo na cidade e da formação de cidadãos responsáveis, conhecedores do potencial histórico da sua cidade. Há um projecto extremamente determinante para a dignificação do trabalho, e suas condições há muito esquecidas, dos agentes e funcionários culturais da CML: a construção do novo edifício para o Arquivo Municipal e Biblioteca Central de Lisboa. É uma forma de dar vida ao lado oriental da cidade que, tal como a própria Cultura, se encontra esquecido e atirado para uma zona virtual da cidade que não se pretende mostrar a quem a visita. Temos o Centro Cultural de Belém no lado ocidental da cidade, a oriente também é Lisboa. A inovação reside no facto da Cultura ser a área exacta para fazer a ligação, a nível interno, com as estruturas administrativas da CML no sentido de se modernizarem os seus circuitos; a nível externo, é uma área que pode potenciar economicamente e socialmente o Município, através do património que representa, numa relação próxima com as empresas de turismo, com as escolas, universidade, museus e, claro, a sociedade, pois a Cultura sem envolver as pessoas nunca será bem sucedida.

Fonte da imagem: Jornal electrónico Novo Milénio

Um contributo para a Eficiência Administrativa em Lisboa

2007-07-16T00:28:00.003+01:00

Deverá ser reforçada a intervenção da Divisão de Gestão de Arquivos no processo de modernização administrativa da CML. Normalmente é tida como uma área irrelevante no seio da autarquia, atirada para a gestão única e exclusiva da memória documental da cidade, o que é limitado. Porquê? Os seus técnicos não são mais aquelas pessoas misteriosas que se encontram a arrumar livros e documentos nas prateleiras; são, nos dias que correm, especializados nas mais diversas áreas, incluindo na informática, outra área com quem devem interagir nesse processo de modernização. Não pode haver uma exclusividade da informática nesse processo. O técnico de arquivo também tem uma palavra a dizer na melhor maneira de conceber uma plataforma informática que uniformize administrativamente toda a Câmara. Há toda uma gestão documental que interessa melhorar para a racionalização de procedimentos e para eficiência dos serviços municipais. Isto irá representar qualidade e rapidez na relação munícipe-autarquia, e estimular o próprio funcionamento interno da instituição. A gestão de arquivos não pode ser um trabalho confinado ao serviço da cultura, deve ser, isso sim, transformado num serviço transversal a toda a CML, com o objectivo de cobrir o funcionamento administrativo de todas as áreas orgânicas. Isto irá proporcionar uma uniformização de procedimentos ao nível documental na rede interna da Câmara, e também na relação com os cidadãos. Trata-se de uma mudança de paradigma organizacional e de poupança em recursos técnicos, financeiros e humanos, pois não é necessária nenhuma empresa externa - como muitas vezes acontece - para realizar este trabalho; há na CML competência suficiente para levar a cabo um verdadeiro projecto de modernização administrativa que sirva a autarquia e os seus munícipes.

Fonte da imagem: Webwhispers (the archivist)

Somos só cultura? Algumas certezas, muitas dúvidas

2007-06-29T16:22:00.001+01:00

Será que é importante, nas nossas autarquias, dependermos organicamente da Presidência ou de uma direcção municipal dedicada à modernização e gestão administrativa, onde poderíamos trabalhar numa cooperação mais profícua com os informáticos?

Parece-me consensual que os departamentos ou divisões de gestão de arquivos exercem uma actividade que é transversal no seio de todas as Câmaras. É uma função-meio dentro da instituição. Nos arquivos municipais é desejável que se crie, não apenas uma equipa dedicada ao tratamento e descrição da documentação histórica, mas várias para trabalharem junto dos serviços para acautelar uma situação que se vem arrastando há muito tempo: a incorporação de documentação acumulada nos depósitos dos arquivos municipais sem ter sido submetida a um processo de avaliação documental logo a partir dos arquivos dos serviços; e, por outro lado, a inexistência de um plano de classificação que uniformize o circuito documental dos serviços, que é a principal causadora do primeiro problema.

Esta forma de interacção com os serviços vai atingir proporções tais que se vai tornar urgente definirmos o nosso lugar. Temos um papel determinante para a conservação do património documental das autarquias, mas ao alargármos o domínio das nossas competências, teremos um papel mais interventivo na modernização administrativa e tecnológica dos serviços. Não começa a ser hora de fazermos parte de uma área orgânica condizente com essa realidade? É óbvio que muitos arquivistas, nomeadamente os que já ouvi de Espanha em conferências, veêm nesta afirmação uma maneira de granjear mais apoios - entenda-se dinheiro. Será o primordial? Mais que isso é, quando a mim, tornar as nossas funções e competências mais dinâmicas e flexíveis, mais viradas para o futuro, sabendo que temos todo um passado que continuará a ser tratado, conservado e disponibilizado aos investigadores e munícipes interessados. E será que nesta perspectiva será mesmo necessário integrármos outra área orgânica?

De onde vimos sabemos nós, mas para onde vamos...será que temos a certeza? O arquivo histórico é um dado adquirido, é aquele que preserva a memória, aquilo que somos: é o domínio da cultura. O futuro há-de um dia ser passado, e é nele que temos de apostar para que chegue em melhores condições às gerações vindouras. E para que isto suceda não é fundamental entramos no domínio da gestão da informação?

Esta questão orgânica tem sentido se quisermos ser mais reconhecidos no interior das instituições. Mas apesar de tudo, a nossa função na modernização não é também um trabalho cultural, já que o nosso principal objectivo não é colocar os serviços no caminho da organização para que a sua memória perdure e seja respeitada mais condignamente?

Acho que é chegado o momento de aconselhar a nós mesmos: «conhece-te a ti próprio.» Encontro-me nesse processo.

Um bom vento de Espanha

2007-06-21T15:02:00.003+01:00

No dia 1 de Junho foi publicado, no nosso país vizinho, um Real Decreto (697/2007), que cria o Centro Documental da Memória Histórica, que terá a sua sede em Salamanca. De destacar o preâmbulo, e o artigo 2.º onde são discriminadas as funções do Centro.

Para aceder clique no título do post.

Fonte da fotografia: Portal de Estudos Passeiweb

Uma notícia feliz para a cultura portuguesa

2007-05-15T09:37:00.001+01:00

Biblioteca Nacional adquire manuscritos de personalidades do início séc. XX.

Lisboa, 14 Mai (Lusa) - A Biblioteca Nacional anunciou hoje que adquiriu recentemente em leilão lotes de manuscritos de personalidades ligadas à cultura que viveram em finais do século XIX e início do século XX.

Fonte da notícia: Agência Lusa

Fonte da imagem: Zaal Books

CITIUS para o combate à papelada judicial

2007-05-14T14:42:00.001+01:00

Foi hoje publicada, no Diário da República, a Portaria n.º 593/2007, que autoriza os magistrados e funcionários judiciais a assinar electronicamente os documentos que produzem.

A aplicação informática faz parte do projecto CITIUS (do latim, mais rápido, mais célere), que visa desmaterializar os processos nos tribunais judiciais; os actos processuais dos magistrados serão praticados na plataforma designada de HABILUS. Será, portanto, dispensada a assinatura autógrafa nos processos em suporte papel.

Como em todas as coisas, deixemos que o tempo seja o juiz desta lei.

Estamos todos os dias a dar as boas-vindas ao novo paradigma da informação. A sociedade da informação é também uma sociedade do relacionamento. A internet aproximou-nos a todos. Mas verdade seja dita: a invenção do computador veio ainda trazer mais papel para o nosso dia-a-dia. E, pior que isso, veio descentralizar métodos que eram uniformes na produção da documentação. Agora que já se encontra cristalizada a ideia de que todos temos de ter um computador com internet em casa, vamos ver se conseguimos interagir com as instituições resistindo ao velho print.

Fonte da imagem: Portal Rio Grande do Sul

Não deixem cair o projecto

2007-05-13T23:07:00.002+01:00

Seja quem for que venha a vencer as eleições para Lisboa, POR FAVOR, não deixem atrasar as obras para a construção do novo Arquivo Municipal e Biblioteca Central de Lisboa. O projecto é, não só importante para as condições de arquivistas e bibliotecários que trabalham em ambientes por vezes desoladores, mas também para a cidade em geral. Será, em especial, determinante para a dinamização do lado oriental da cidade. A urbanização do Vale de Santo António terá um novo impulso e será concerteza um espaço de cultura digno de mudar a face do lado esquecido de lisboa. O bom senso será suficiente para fazer avançar o projecto. Não há esquerda e direita quando se trata de melhorar a vida das pessoas e dos profissionais que acordam todos os dias para preservar a memória e a cultura da cidade. Quem não vê o alcance destas coisas não é uma pessoa que ame a cidade. Na minha opinião, a única coisa que admitiria era o reajustamento do projecto e não o seu atraso ou, pior, o seu chumbo. Escrevo isto como arquivista, mas também como uma pessoa que nasceu em Lisboa e que ama esta cidade...apesar de não cá viver.

Fonte da imagem: Blog LX Projectos

Também não é fácil para os arquivistas!

2007-05-10T21:54:00.000+01:00

Qualquer dia ainda mudo o nome e o conceito deste blog...está a ficar muito político. ATENÇÃO: eu disse político, não disse politizado! Tenho as minhas convicções políticas, a minha ideologia, mas quero poupá-los a isso. Fica para mais tarde um blog sobre política...mas permitam-me outro desabafo, desta vez autárquico. Sou um arquivista municipal e não vivo à parte da realidade política que me envolve.

Como é do conhecimento comum vão haver eleições intercalares para a autarquia onde tento dar o meu melhor e que é fantástica: Lisboa. Pois bem, eu normalmente gosto de ver os mandatos chegarem ao fim, seja com que força política for. Vamos supor que todos os autarcas do país se tornavam neste momento todos arguidos. O que fazer? Eleições intercalares para todas as câmaras municipais? O que eu penso como cidadão independente é que uma pessoa até ser acusada não deve ser afastada das suas funções políticas ou profissionais. É a opinião de um arquivista que se sente injustiçado com a forma de fazer política neste país. Nunca foi tão óbvio aos olhos de todos nós como a política portuguesa se tem tornado numa guerra palaciana, num jogo de golpes baixos, de tacticismo esquizofrénico, de caciquismo, de clientelismo que se cristalizou, and soyon and soyon...

Também não é fácil para os arquivistas conviverem com esta instabilidade. Tal como qualquer profissional da CML, os arquivistas desta casa vão ser agora obrigados a alterar os seus planos de trabalho, os seus objectivos, e a deixar a sempre adiada gestão integrada de documentos na instituição. É que normalmente após uma nova eleição - e agora como é surpresa - muda-se tudo e todos. É a famosa dança das cadeiras. Se as eleições ocorressem em 2009 como deveria ser, assim estaríamos preparados para esse cenário. Agora que estamos a trabalhar em projectos determinantes para o reconhecimento da profissão nesta autarquia - estamos a ser ouvidos e considerados - não sabemos o que vai acontecer. Podem-me acusar de conservadorismo nestas palavras, mas uma coisa é certa: foi durante estes últimos anos que o Arquivo Municipal de Lisboa pôde iniciar a marcha de projectos que há muito ambicionava desenvolver. Espero que assim continue com a próxima administração, tenho essa esperança. Se as pessoas se interessarem e conhecerem de perto o nosso trabalho, facilmente auscultarão que precisam de nós para que esta autarquia se torne cada vez melhor. É bom para a sua imagem, e servirá de forma superior os interesses dos munícipes.

Mais uma vez o Prós e Contras

2007-05-08T00:24:00.001+01:00

Estou a assistir a mais um programa do Prós e Contras e há muito tempo que não ficava tão deliciado a ouvir um debate esquerda-direita. Para quem não gosta de perder muito tempo a «ouvir» política, podia tentar obter uma gravação deste programa (o suficiente) porque, pelo menos a mim, permitiu elucidar alguns pontos de convergência e as principais diferenças entre os dois opostos. Ouvir pessoas como Adriano Moreira ou Mário Soares a discutir os principais problemas da humanidade e a defender soluções diferentes é algo a que não se assiste todos os dias. Hoje é concerteza um dia em que voltei a ter esperança na política.

Este não é necessariamente um texto arquivístico, mas não posso deixar de expressar a minha preocupação em relação à nova geração de políticos, porque são justamente estes que me afastam da política. Foi preciso ouvir estes dois «antigos galácticos» da política portuguesa para me voltar a lembrar que a esperança mora mesmo aqui ao lado. São palavras que me fazem sonhar; que me dão ideias para acordar amanhã e trabalhar mais um dia em prol da minha instituição, da minha cidade, do meu país. Infelizmente são poucos, ou quase nenhuns, os novos políticos que me provocam esta sensação tão boa.

Concerteza que se trabalhasse no Arquivo da RTP que procuraria consultar muitas vezes a fita relativa a este programa.

Fonte da fotografia: Diário de Notícias (17/03/2005)

Depois de Abril, desabafo pouco arquivístico

2007-04-26T21:36:00.000+01:00

Estamos a 33 anos de distância de um dia feliz que me permitiu nascer em liberdade. Tenho 25 anos e acho estranho já me encontrar farto (é mesmo o termo) de ir às urnas depositar o meu voto depois de ter o trabalho de ler os programas de governo dos partidos. Faço o meu papel de cidadão participativo em cada eleição ou referendo, mas basta apenas uma semana para perceber que fui enganado. Depois deste dia 25 de Abril é este o meu estado de espírito em relação à política. Adoro política mas não morro de amores por estes políticos. Não quero estar aqui a flechar o nosso governo, mas uma coisa é certa: sou novo mas tenho acompanhado a política do país desde a adolescência e não me lembro de tanto exagero em promessas por cumprir. Bem sei que a política tem os seus truques, as suas estratégias, o seu marketing, as suas mentiras...mas desconhecia ter tantas assim!

Por vezes ainda releio os programas eleitorais dos partidos que formaram governo em Portugal e fico muito desiludido com a imaginação de quem os escreve. Tanto papel gasto em letra morta. Como arquivista, estas coisas fazem-me muita confusão, porque normalmente gosto de conservar para o futuro a verdade da história e não a mentira ou a falsa promessa. Não deixa de ser história, mas preferia que fosse mais verdadeira. Um pouco mais de verdade é o que desejo no futuro. Só um pouco mais de verdade faz a fronteira entre a abstenção e o voto sincero dos cidadãos. Mais...faz a vontade de ir votar!

Arquivistas, entre outros, ao serviço da Autarquia e dos Munícipes

2007-03-22T00:01:00.001Z

Tomada de posse de 72 novos funcionários da CML. (20/03/2007)

O presidente da Câmara Municipal de Lisboa, Carmona Rodrigues, deu, no dia 20 de Março, posse a 72 novos funcionários de diversas áreas da autarquia. A acompanhá-lo esteve a vice-presidente Marina Ferreira, os vereadores José Amaral Lopes e Paulo Moreira, e o director municipal dos Recursos Humanos, Luís Centeno Fragoso.

Os funcionários que tomaram posse, por categorias, são:

1 Arquitecta Paisagista;

1 Auxiliar Administrativo;

24 Cantoneiros de Limpeza;

5 Educadoras de Infância;

12 Electricistas/Operários;

2 Engenheiros Electrotécnicos;

12 Limpa colectores;

6 Técnicos Profissionais (Telecomunicações);

1 Técnico Profissional (Construção Civil);-

2 Técnicos Superiores (Área de Engenharia Urbanista);

5 Técnicos Superiores (Arquivo);

1 Telefonista.

Durante a tomada de posse, Carmona Rodrigues frisou que faz "questão que todas as tomadas de posse sejam feitas aqui neste Salão Nobre dos Paços do Concelho, dada a importância do sentido de dever e responsabilidade pública, que deve ser enaltecido em momentos como este".

O autarca desejou as maiores felicidades aos recém-empossados, “neste dia em que começam uma nova etapa na vossa vida profissional”.

Pay per View...Papers online?

2007-02-27T10:02:00.001Z

É uma notícia do New York Times acerca de uma questão que precisa de mais debate.

Cliquem no título e acedam à notícia.

E...os Arquivistas?

2007-02-26T17:44:00.001Z

O PortugalDiario de hoje noticiou o seguinte...

«Os políticos e os vendedores de automóveis são os profissionais em quem os portugueses menos confiam, segundo um estudo divulgado esta segunda-feira pelas Selecções do Reader's Digest (...) A análise, que assenta num questionário feito a 1.228 leitores das Selecções em Portugal, mostra que 97 por cento dos portugueses não depositam nenhuma confiança na classe política (...) Além disso, revela que 93 por cento dos inquiridos «não tem muita ou mesmo nenhuma confiança» nos vendedores de automóveis. No lado oposto da tabela, os pilotos de avião e os bombeiros surgem como as profissões em que os portugueses depositam mais confiança, para perto de 93 por cento dos inquiridos. Profissões ligadas à área da saúde, como a de farmacêutico, enfermeiro e médico reúnem a confiança de 90, 87 e 86 por cento dos portugueses, respectivamente. Os professores surgem mais atrás, com uma percentagem de 74 por cento. Os jornalistas não aparecem bem classificados, o mesmo acontecendo com os advogados e padres. Os profissionais dos meios de comunicação reúnem a confiança de apenas 31 por cento dos inquiridos, enquanto essa percentagem sobe para os 43 por cento no caso dos padres e desce para 21 por cento no caso dos advogados. Questionados sobre o que mais caracteriza a sua personalidade, os portugueses vêem-se como pessoas honestas, 91 por cento, dedicadas à família e práticas, 71 por cento, participativas, 65 por cento e activas, 58 por cento.»

Estes são dados que mostram a nossa inexistência perante a sociedade. Nós, que cuidamos de boa parte da memória institucional do país. Talvez seja esse o desígnio do arquivista: não existir, para fazer existir.

O valor do papel num futuro extremo-digital (nem Spielberg lhe resiste)

2007-02-07T20:43:00.000Z

Já há algum tempo que tenho na minha colecção de filmes o Relatório Minoritário (realizado por Steven Spielberg, protagonizado por Tom Cruise e Colin Farrel, entre outros). Porque é que este filme é aqui chamado?

Como disse, já há algum tempo que tenho o filme, mas nunca me apercebi de uma cena que se passa dos 20 aos 25 min.

Foi durante uma formação de Arquivos Correntes, ministrada pelo Dr. Vítor Gomes, que esta cena foi divulgada e muito habilmente pelo formador, pois veio demonstrar uma coisa simples: nem Spielberg, com toda a atenção do mundo na realização do filme, foi capaz de fugir à realidade evidente da prova última que constituiu o papel naquela cena. Era uma ordem emitida a um agente conferindo-lhe autoridade para aceder a um espaço interdito.

Não é novidade para os Arquivistas, mas vale sempre a pena lembrar.

2007-02-07T20:33:00.001Z

Trata-se do nosso código de ética, muitas vezes esquecido, agora lembrado.

Façam favor de aceder clicando no título deste post.

Porquê o receio?

2007-02-05T12:27:00.001Z

A revista Sábado (n.º 144, 1 a 4 de Fevereiro/2007), produziu um artigo muito interessante (págs. 66-67), intitulado «Arquivos Secretos no PCP».

E são, deveras, secretos. Numa sociedade que se pretende aberta e transparente, ainda é possível identificar nichos de resistência a essa abertura. Como arquivista e, também, como historiador, é algo que me deixa indignado. Por muito que afirmem não quererem esconder nada, sinceramente não acredito.

Nunca o requeri, mas se eu quiser estudar algum período a que se reporta a actividade do Partido Comunista Português, pelo que li na Sábado, é-me simplesmente tolhida essa possibilidade. Justifico esta afirmação através das palavras do Dr. Pacheco Pereira à mesma revista: «Nunca deixam entrar nenhum investigador independente. É preciso ir aos arquivos já abertos em Moscovo para consultar o que se passou cá.»

A democracia exige abertura e transparência e não tem complexos com a História. Nem quero imaginar se nos fosse negada a consulta do Arquivo da PIDE/DGS...

As coisas que o Prós e Contras me lembra de escrever

2007-01-29T23:48:00.000Z

Encontro-me neste preciso momento a assistir ao Programa do Prós e Contras da RTP1, e realmente espelha bem o rosto da nossa sociedade.

O debate é sobre o Referendo sobre a Interrupção Voluntária da Gravidez, e começam-me a entristecer certos argumentos utilizados pelos dois lados da questão. O que me choca mais é estarem sempre a diminuír o país quando fazem comparações com o que se faz lá fora. Na comparação há sempre uma janela aberta para minimizar a nossa capacidade. Parece que nós somos os primatas e os outros são os modernos que fazem acontecer maravilhas. E a falta de informação que notei em algumas pessoas no programa da rtp1 é gritante em alguns casos ilustres...Bom, mas falemos de arquivos.

Há cenários destes que também são válidos para a nossa área - a da Arquivística. Muito me apraz ver adoptadas para a nossa realidade práticas que se desenvolvem lá fora, nomeadamente em Espanha. Mas eu não acredito em paraísos arquivísticos. Já tive conhecimento de arquivos em Espanha completamente relegados ao abandono. Há muita teoria, e rica, mas às vezes o que parece não é, de facto. Há seminários e conferências dadas por profissionais espanhóis em Portugal, e no final das comunicações nota-se um certo entusiasmo e excitação com desejos de importação dos modelos que nos são divulgados como exemplares. Nós também brilhamos com muitas ideias e as mesmas podem igualmente ser exemplares. Será que a prática acompanha essas comunicações? Espanha é um país muito grande, respeitável, com pessoas e culturas muito diferentes. Mas eles também se debatem com os seus problemas arquivísticos. Não podemos estar constantemente a gabar o seu trabalho e a condenar e a chamar atrasadinhas às nossas concepções arquivísticas. Se não temos o devido apoio político, isso já é outra história e argumento suficiente para não sermos tão dinâmicos como os nossos vizinhos. Infelizmente essa falta deapoio é aterradora. Basta visitar o site do Ministério da Cultura espanhol e o nosso e tirar as devidas ilações. De qualquer forma, congratulo-me com os poucos, mas bons, teóricos que temos na área em terras portuguesas. Se são influenciados pela teoria e estudo exteriores - espanhóis inclusive -, ainda bem para eles, estão mais ricos de conhecimento, mas onde irão desenvolver práticas de trabalho é no nosso país. E concerteza que terá um sabor ainda mais especial transformar esse conhecimento em matéria original mesmo sendo influenciada por práticas internacionais.

O que estou de acordo é, no âmbito da União Europeia, respeitarmos normas uniformes. Nos procedimentos e nas práticas não temos necessariamente de ser seguidistas.

Biblioteca e Arquivo: num espaço comum?

2007-01-29T13:55:00.001Z

Biblioteca e Arquivo? Biblioteca? Arquivo? Ainda não tenho uma opinião totalmente formada sobre se as duas áreas da informação poderão ou não funcionar num espaço comum. Á partida, não vejo inconveniente nisso.

Para os profissionais de Biblioteca penso que não haverá problema nem mudança arrojada no seu trabalho, porque já é uma área que, em Portugal, tem funcionado bem; está dotada de uma componente teórica que lhe dá força; aplica normas e procedimentos uniformes; tem expandido o seu campo de acção (a transformação do seu espaço em ambiente social e familiar para todas as idades como acontece na Biblioteca Municipal José Saramago em Beja); etc. Para os profissionais de Arquivo, as mudanças já seriam muitas e positivas.

A Biblioteca é, tradicionalmente, a face de uma instituição. É, por assim dizer, o seu móvel de luxo. Confere dignidade intelectual ao ambiente e alto respeito pelo conhecimento. Enquanto que os Arquivos, por seu lado, encontram-se escondidos, esteticamente e higienicamente vergonhosos, salvo raras e honrosas excepções, para serem visitados. Sabe-se que existem mas não para mostrar. São, em última análise, a função underground da instituição. Erradamente, já que sem a existência de Arquivos talvez se escrevam menos livros; talvez desapareçam mais fontes; talvez até cheguem ao fim da linha os mestrados e os doutoramentos... A importância dos Arquivos, infelizmente não é compatível com esta imagem degradada. Por isso mesmo, muitos perguntarão a razão porque eu tenho de ser licenciado e até pós-graduado para exercer a actividade de arquivista. Há espanto nisto. Então porque é que hoje o arquivista é cada vez mais um gestor de informação? A razão é esta: porque a área em que trabalho mexe cada vez mais com a eficiência da instituição (a maioria das vezes económica) onde presto serviço, mas a importância que lhe é dada tem sido mínima no seu contexto organizacional.

Será que o arquivista vive em plena mudança de paradigma? Será que o seu gabinete de trabalho está a mudar da cave para junto dos serviços administrativos com uma porta a dar para o gabinete informático? A vantagem do arquivista é que pode ter um gabinete com várias portas e trabalhar flexivelmente cooperando com todos os departamentos da instituição. É o flexiarquivista.

Biblioteca e Arquivo num espaço comum. Porque não? Será que são a razão de ser um do outro? O Arquivo sem Biblioteca não tem interesse e vice-versa. A biblioteca guarda no seu acervo a informação muitas vezes analisada em arquivo; a biblioteca é, entre outras coisas, a fonte de inspiração para se consultar o arquivo, em busca das fontes que originaram as investigações de muitos autores. Uma área potencia a outra, ninguém se anula, todos se completam.

Visitando o Arquivo Clínico Central do Hospital Santa Maria

2007-01-28T22:41:00.003Z

Estava a percorrer o site do Hospital de Santa Maria, na ligação ao Arquivo Clínico Central e deparo-me com a seguinte declaração...

« [...] O objectivo do Arquivo Clínico do Hospital de Santa Maria visa essencialmente o tratamento, gestão e preservação de toda a documentação que detenha informação clínica produzida pelos diversos Serviços do Hospital. Ou seja, os processos estão arquivados nos vários Serviços, e o Arquivo Clínico destina-se fundamentalmente a gerir o arquivo semi-morto e o arquivo morto, sendo que os arquivos activos estão todos nos respectivos Serviços do Hospital de Santa Maria».

Declarações do Dr. António Moço, Responsável pela Área do Arquivo Clínico Central do Hospital de Santa Maria.

Parece que está para durar esta terminologia...arquivo semi-morto e arquivo morto. Por favor, não tratem os arquivos como se fossem semi-morgues e morgues...

Mais uma boa notícia

2007-01-26T12:46:00.000Z

O Jornal Metro noticia hoje...

que o extinto Arquivo do Ministério do Ultramar vai ser reconstituído no âmbito de um projecto financiado pela Fundação Calouste Gulbenkian sob a coordenação do historiador José Mattoso.

Interdisciplinar

2007-01-25T12:31:00.001Z

Como sabem, para acedermos à profissão de arquivista, ainda é, infelizmente, obrigatório frequentar - durante 2 anos!!! - um curso de pós-graduação em Ciências Documentais.

Ora, a maior parte dos profissionais da área ainda provém, salvo erro, da Licenciatura de História. E concerteza que muitos vós, de História ou não, já ouviram ou pelo menos partilharam expressões muito populares entre nós: qualquer coisa parecida com visão de historiador e visão de arquivista perante a análise da documentação. Pois bem, eu tenho uma formação em História e outra em Ciências Documentais, logo, como conviver com esta situação? Estou habilitado a fazer uso dos conhecimentos das duas áreas, não posso prescindir delas. Tenho para mim que as duas visões são, nada mais nada menos, que ferramentas de trabalho como tantas outras e não simples visões. O arquivista, se estiver presente em todas as fases do ciclo de vida dos documentos, é quase automático que na fase corrente recorra a uma visão, na fase intermédia a outra e, na fase definitiva, admito que a tendência possa recair sobre a sensibilidade histórica.

Esta situação talvez surja por não se encontrar generalizado um verdadeiro trabalho de equipas interdisciplinares, principalmente quando se tem de decidir o destino aos documentos. Há concerteza documentação que aos olhos de um historiador se conservam, há igualmente documentação que aos olhos do arquivista se eliminam. Não menos relevantes são aqueles que acham que a documentação, não tendo uso corrente (útil), se deve eliminar de imediato para não ocupar espaço nos gabinetes.

Em Portugal, a gestão de documentos de arquivo já é razoavelmente debatida e teorizada, e com produção de instrumentos de aplicação prática. Contudo, subsistem as linhas e linhas de texto - perigando em letra morta - a assinalarem a necessidade de um trabalho interdisciplinar, mas tem sido pouco viabilizado. Será por questões de dificuldades de mobilização das pessoas? Será porque não se sabe a quem recorrer? Deixo esta questão para quem possa passar por aqui.

Só desejo que, para não recorrer ao trabalho de equipa interdisciplinar, não caíamos no erro de nos desdobrarmos em diversas personalidades perante a análise do valor dos documentos. É que eu enquanto historiador posso pensar uma coisa, enquanto arquivista outra, e até como cidadão mais uma.

Bem haja o Museu

2007-01-25T11:26:00.001Z

A Sic Online acaba de noticiar...

Museu dos Biscainhos, em Braga, adquiriu documentação do antigo arquivo do Palácio dos Biscainhos

«O Museu dos Biscainhos, em Braga, adquiriu importante documentação do antigo arquivo do Palácio dos Biscainhos, que foi até 1963 uma das residências da poderosa família dos Condes de Bertiandos, anunciou hoje o seu director.

Segundo José da Costa Reis, os documentos datam de entre a primeira metade do século XIX e 1920 e documentam a administração de uma parte das numerosas propriedades e pensões que a família detinha no distrito de Braga, nomeadamente no centro histórico da cidade. Foram então seus proprietários os segundos condes de Bertiandos e a filha destes, a segunda viscondessa de Paço de Nespereira, que foi casada com João Lobo Machado Cardoso do Amaral e Meneses, antigo governador civil de Braga. Para José da Costa Reis "a aquisição dos documentos é um importantíssimo contributo para a investigação da história do edifício e da família que nele habitou durante vários séculos." "Estes são os únicos documentos particulares que a instituição reuniu desde que abriu as suas portas ao público em 1978", acrescentou. Depois de cadastrada, a documentação vai receber tratamento de conservação preventiva e ser digitalizada. O responsável salientou que se desconhece "o destino do arquivo do Palácio, que seria certamente volumoso e do qual não ficou qualquer registo ou menção aquando da venda da propriedade pelo terceiro visconde de Paço de Nespereira". Admitiu que, "provavelmente se dispersou por ocasião da famosa questão judicial da 'Herança Bertiandos', no segundo quartel do século XX". O Museu dos Biscainhos, situado no antigo Palácio em pleno centro de Braga, permite o conhecimento contextualizado de colecções de artes decorativas (mobiliário, ourivesaria, cerâmica, vidros, têxteis, etc.), instrumentos musicais, meios de transporte, gravura, escultura/talha, azulejaria. Do seu espólio constam ainda pinturas da época compreendida entre o século XVII e o primeiro quartel do século XIX. O complexo patrimonial do Museu é composto pelo imóvel e pelos jardins, tendo sido classificado de Interesse Público em 1949. Constitui-se actualmente como um representativo exemplar da arquitectura civil barroca, sendo a fundação do edifício atribuível à primeira metade do século XVII, com ampliações significativas no século XVIII. Propriedade de uma mesma família desde a origem, a casa foi vendida a uma entidade pública, em 1963, para instalação do Museu que abriu ao público em 11 de Fevereiro de 1978. Actualmente disponibiliza ao público serviços de acolhimento, loja, livraria, exposição permanente e uma mostra ilustrativa do quotidiano da nobreza nortenha do período Barroco (séculos XVII e XVIII). Integra também um Departamento Educativo dirigido a um leque alargado da comunidade».

Grandes Arquivistas geram Grandes...Portugueses!

2007-01-22T19:12:00.001Z

É verdade. Os documentos foram guardados, respeitados e dignificados, logo, geraram uma memória colectiva que não nos deixa órfãos. Temos estado a assistir a um programa de televisão, na RTP1, intitulado «Os Grandes Portugueses» graças à preservação da memória. E, muito importante, com factos provados graças aos documentos que chegaram até nós; não fantasias criadas que foram passando de boca em boca, mas sim, informação palpável.
Longos anos temos para recordar, longas vicissitudes históricas para estudar, longa memória felizmente podemos guardar e...disponibilizar.
Por vezes recorremos com um certo orgulho às expressões identidade nacional e pátria. Nós, arquivistas, tivemos, temos e teremos sempre um papel central para que estas expressões continuem na nossa agenda. Basta deixarem-nos trabalhar. Sei que hoje o nosso papel na sociedade vai muito mais além das competências históricas. Hoje somos activos no presente e determinantes para o futuro das instituições. O mundo entrou na era da informação, em que se tem revolucionado o relacionamento entre as pessoas, bem como o conceito de gestão. Por isso, o arquivista moderno se tornou num agente cooperante no seio da gestão das instituições.
No entanto, voltando à competência histórica que temos sobre os nossos ombros, muito me apraz saber que a minha função social é guardar parte da memória que permitirá a muitos amanhã continuar a lembrar grandes feitos, grandes portugueses e, porque não, uma grande nação.

IAN/TT is working...well

2007-01-19T00:25:00.001Z

Uma excelente novidade são os documentos disponibilizados no sítio do IAN/TT:

1. «Guia para a elaboração de caderno de encargos e avaliação de software para sistemas electrónicos de gestão de arquivos»

http://www.iantt.pt/downloads/GuiaSEGA.pdf

2. «Tabela de selecção para a área das funções-meio»

http://www.iantt.pt/downloads/tabela_das_funcoes_meio.pdf

3. «MIP: Metainformação para Interoperabilidade»

http://www.iantt.pt/downloads/MIPv012.pdf

* Neste momento, destacaria o primeiro documento pela sua componente pedagógica no sentido de alertar para o facto da avaliação de software para sistemas electrónicos de gestão de arquivos não se basear em factores estritamente económicos ou em meros interesses de administração. Confesso que ainda não analisei o documento na sua totalidade, mas uma expressão já não me sai da cabeça em relação à eficácia que se pede neste tipo de avaliação: fazer [neste caso escolher] bem à primeira.

Ontem na TV..

2007-01-18T14:00:00.001Z

Por volta da 00:00 ainda cheguei a tempo de ouvir uma notícia que informava algo parecido com umas 5 folhas de processos rasgados, segundo palavras do jornalista, por actos de vandalismo no "arquivo morto" do Tribunal Judicial de Cascais. Pois é, parece que a caracterização de Arquivo Histórico por Arquivo Morto continua a ser uma realidade. Ora, os arquivos mortos são os arquivos das sociedades totalitárias. Espero que não estejamos a viver nessa sociedade. Um arquivo morto é apenas depósito de um conjunto de papéis a ganhar caruncho. Um arquivo histórico alberga a memória de alguém, de uma instituição, de um país. Não valorizar o património arquivístico é condenar à pena de morte uma das melhores fontes (senão a mais importante) de conhecimento das actividades pessoais, institucionais, governamentais. Criar arquivos mortos é apagar a memória colectiva.

OpenOffice.org 2

2007-01-16T13:54:00.001Z

Sou um entusiasta do software gratuito (de qualidade), por isso aqui vai um endereço útil, com um conjunto de componentes para download idêntico aos do Microsoft Office (também compatível com este); é a nova versão do OpenOffice.org:

http://www.openoffice.org/

O manual de apoio que aconselho, para além daqueles que existem online, encontra-se à venda na maior parte das livrarias. O meu foi adquirido na Fnac: é o «Guia Prático do OpenOffice.org 2» da autoria de Isabel Cristina Lopes e Mário Pinto.

O mito e a realidade

2006-10-24T14:09:00.001+01:00

Desde que ingressei no mercado de trabalho para exercer a profissão de arquivista que me apercebo da persistência de um mito em relação aos profissionais da informação. O mito da incompetência. Ainda nos tempos em que me estava a formar na área, ouvi muitas vezes dizer que quem ia trabalhar para Arquivos e Bibliotecas eram normalmente as pessoas menos válidas das administrações; ou, por outro lado, as pessoas que, não cumprindo da melhor maneira as suas tarefas ou objectivos, eram relegadas para segundo plano, ou seja, para a biblioteca arrumar livros e tratar da papelada velha para o «arquivo morto».
Ora, quem fez, ou ainda continua a fazer, este tipo de juízo em relação aos profissionais da informação não deixa de ser menos válido que as pessoas a quem atribuía esse epíteto. Partilham sim de uma visão bacoca, primitiva e redutora do conceito de gestão. Uma coisa é certa nestes novos tempos: para quem não esteja informado, o arquivista de hoje é um profissional licenciado e pós-graduado [condição obrigatória para ingressar na carreira pelo Decreto-Lei 247/1991 de 10 de Julho] e, em alguns casos, detentor de mestrado e de doutoramento.
Agora vamos à gestão século XXI: àquela que está disposta a vingar no mundo globalizado, desta forma exigente. Não sendo um especialista na matéria, penso que uma das componentes fundamentais da gestão de qualquer serviço é a base administrativa que sustenta todas as suas actividades. E para esta base poder emprestar as máximas tão aclamadas da eficácia e da eficiência à gestão de uma organização, é obrigatória a existência de um bom sistema de comunicação interna e externa ao serviço. Refiro-me obviamente ao circuito documental, ao arquivo corrente, o motor do funcionamento das organizações. Para que um circuito documental funcione em pleno as premissas essenciais chamam-se utilidade, inteligibilidade, rapidez, e qualidade. E o arquivista moderno encontra-se dotado dos conhecimentos e ferramentas indispensáveis para enfrentar esta realidade. Há que fazer defunto o mito que ainda nos ensombra. É importante que a sociedade civil entenda o arquivista como um gestor de informação tal como o é igualmente o informático. É certo que já se notam na sociedade alguns sinais positivos no que respeita à vida interna das empresas quando se debatem com o problema da acumulação de documentação e, não menos grave a sua consequência, a lentidão na resposta aos clientes. Mas ainda é insuficiente para colocar o arquivista no centro da engrenagem administrativa das organizações. É pena que só se lembrem de alguém quando estes problemas começam a traduzir-se em falta de qualidade dos serviços prestados e na afectação de lucros das empresas. O arquivista, como se vê, pode também funcionar como um agente da qualidade e da economia.
O arquivista é, nos dias que correm, moldado para servir em duas frentes no seio das organizações: na gestão do tempo e do espaço. Ele não se confina somente ao trabalho de arquivo intermédio e histórico; a grande riqueza do arquivista reside no facto de poder estar também presente na gestão do tempo de resposta das organizações se, claro está, tiver uma palavra a dizer na implementação dos sistemas administrativos de comunicação interna e externa correntes. Só para dar um exemplo, quantas e quantas vezes já não fomos a repartições das finanças ou da segurança social e não recebemos variadas vezes respostas como: «Para a semana enviamos o papel» - resultado: recebemo-lo passado um mês ou mais; «Hoje não podemos tratar disso, venha cá para a semana que temos isso pronto» - resultado: vamos lá para a semana e dizem-nos para aguardar mais uma semana na melhor das hipóteses; ou ainda «humm, não constam na base de dados os registos dos seus descontos...vou ligar para os meus colegas do arquivo» - resultado: no arquivo dizem que ainda não é possível resolverem o problema dado o volume de trabalho para aquele dia...pede-se mais paciência ao cliente.
Portanto, o arquivista é muito mais do que aquele indivíduo misterioso que se encontra no departamento mais obscuro dos serviços a arrumar estantes, a empilhar quantidades maciças de documentos até ao tecto, a transcrever documentos da Idade Média. Tudo isto ele já sabe fazer, mas hoje ele também já é menino para ser pago para pensar e não apenas executar. Se hoje existem 700 km de documentação por avaliar na Administração Central, foi porque o arquivista nunca esteve no centro da implementação dos sistemas que mencionei.
Fala-se também que o trabalho do arquivista é aquele que não se vê. Que não passa de um trabalho passivo. Temo mesmo que ainda continue a ser a ideia vencedora por esmagadora maioria nesse país fora. Se é esta a realidade, não concordando com ela, declaro mesmo ser demasiado injusta para a formação que já possuímos. Ora, como vimos, o seu trabalho pode ser um dos mais importantes no seio das organizações. Pode ser uma mais -valia, um criador de riqueza. Por fim, é tão claro como água que o arquivista não ambiciona protagonismo, só procura ser mais um elemento que aplica os seus conhecimentos de modo a colocar as organizações onde trabalha no caminho da modernidade e do desenvolvimento.

Sou todo ouvidos

2006-10-17T17:46:00.000+01:00

Quem eventualmente chegar até este blog (arquivista ou não) seria extremamente importante que deixasse um contributo concordante ou discordante, e que também reflectisse acerca dos assuntos expostos ou sobre outros que achassem importantes. Agradecimentos arquivísticos.

Acerca das portarias de avaliação, selecção e eliminação de documentos

2006-09-20T15:48:00.001+01:00

O assunto que vou expôr diz respeito às Portarias de avaliação, selecção e eliminação de documentos. Tenho exercido funções de avaliação documental há pouco mais de dois anos e, por isso, decidi escrever alguma coisa sobre um dos meus principais instrumentos de trabalho. No meu caso, é a Portaria 412/2001, de 17 de Abril que utilizo.
As ideias que aqui apresento foram construídas ao longo de várias aprendizagens, leituras, e alguma experiência de trabalho no terreno. Para a exposição se tornar mais acessível, responderei a três questões:

1. Para fazer avaliação documental é necessária a utilização de uma Portaria?

R: É. Primeiramente, seria desejável que o processo de avaliação documental decorresse logo a partir da produção dos documentos. Tratando-se de uma instituição com documentação acumulada, e sem uma gestão integrada de documentos, suportada informaticamente, a Portaria deve ser o instrumento legal que irá possibilitar a conservação permanente ou a eliminação dos documentos com determinados critérios. Este é um acto que irá conferir transparência à gestão, e respeito pela preservação da memória da instituição. O objectivo é racionalizar o espaço da instituição. Neste caso, é a riqueza cultural da instituição que é salvaguardada.

2. Como pode uma Portaria contribuir para a uniformização de procedimentos na gestão documental em arquivo corrente?

R: Se existir gosto pelo trabalho de equipa o processo será facilitado, ambicioso e acossado pelo sucesso. Tomemos o exemplo dos serviços públicos (centrais e locais). Fazendo um levantamento de todas as série produzidas nos vários serviços, para um conhecimento da realidade documental e sua organização, bem como do(s) sistema(s) informático(s) - se o(s) houver - que controla(m) a sua tramitação, o ideal seria trabalhar numa única plataforma informática, em que todos os serviços produzissem as suas séries com uma designação uniforme para operações de função-meio. Para que um sistema desta natureza possa entrar em vigor, todos os serviços deveriam ter um, ou mais, arquivista(s) a acompanhar o trabalho administrativo dos serviços. A médio prazo, estariam reunidas as condições para que todos estes arquivistas adquirissem o know how suficiente para fabricar, em equipa, portarias criteriosas de gestão de documentos. Assim, talvez não se corresse o risco de se remeter para arquivo definitivo séries de eliminação misturadas com as de conservação permanente (como ainda é norma nos dias de hoje). Com um plano de classificação a funcionar em pleno é praticamente impossível assistir a isso. Mas, sem plano de classificação, essas remessas continuarão a conter intermináveis séries não referenciadas na tabela de selecção das portarias. Por outro lado, a culpa também se poderá apontar à má organização da documentação nos serviços, em que a mistura de séries documentais, numa mesma pasta ou caixa, pode significar a perda irremediável do âmbito contextual dos assuntos tratados e da sua importância (é todo um trabalho de investigação a posteriori que sairá prejudicado). Quando a documentação já não tem uso corrente e fica esquecida nos depósitos sem um processo de avaliação, cada vez mais tarde se encontrará em condições para ser recuperada - quando for possível recuperação.
Neste caso, dois factos a assinalar: é a qualidade e a transparência da gestão que está em jogo, bem como o conhecimento do funcionamento das instituições a que os cidadãos têm direito de recorrer.

3. É possível aplicar retroactivamente uma Portaria destinada, em princípio, a ser aplicada aos documentos produzidos a partir da data da sua publicação?

R: Por exemplo, a Portaria 412/2001, de 17 de Abril, que tem sido um dos meus principais instrumentos de trabalho, na tabela de selecção anexa percebe-se a limitação de não corresponder a muitas séries que se produziram anteriormente a 2001. Concluí-se que falta fazer algum trabalho de fundo, baseado na aproximação do arquivista ao assistente administrativo dos serviços. Assim, no futuro talvez consigamos chegar ao final dos processos de avaliação documental com 0,0% de séries não referenciadas na tabela de selecção das portarias.

Uniformização precisa-se!

2006-09-19T14:17:00.001+01:00

Aprendi, durante o curso de especialização em Ciências Documentais, a olhar para a palavra uniformização como um conceito capaz de conferir qualidade aos serviços prestados pelas organizações. Tenho aprendido, durante a curta experiência profissional que tenho na área, que uniformização precisa-se. Aprendi ainda na minha relação com as instituições (públicas e privadas) que uniformizar procedimentos é a melhor maneira de simplificar e agilizar processos.
Numa definição de dicionário, uniforme é algo que só tem uma forma, que é sempre igual. É algo que se processa da mesma maneira. Este algo pode ser um sistema. E porque não um sistema de gestão documental uniforme?
Existem na sociedade civil exemplos de sistemas em que a uniformização de procedimentos é uma regra de ouro e bem sucedida. Um exemplo: as farmácias de comunidade. Ora, o plano externo, pela própria natureza do seu trabalho, é das únicas instituições que prestam o mesmo tipo de serviço em qualquer parte do país. Hoje entro numa farmácia em Lisboa, amanhã desloco-me a uma farmácia de Bragança e sou atendido da mesma forma. Por sua vez, no plano interno, as farmácias trabalham sobre um sistema de gestão integrada (com um programa informático de registos uniformes) e um modelo organizacional que lhes permite automatizar processos que são realizados em qualquer farmácia do país. Tudo isto representa qualidade, e de qualidade se molda uma actividade profissional caracterizada pelo sentido uniforme que confere ao seu trabalho.
Numa fase preambular, ainda durante a licenciatura, tive oportunidade de contactar com uma realidade, que me pareceu nociva. O facto de universidades públicas e privadas, e mercado de trabalho, ainda não terem criado uma rede de cooperação de modo a trabalharem em conjunto no aperfeiçoamento de programas curriculares e corpos docentes, na partilha de conhecimentos e experiências, na discussão em torno da implementação de sistemas de organização e gestão, entre outros modos de interagir. É todo um trabalho multidisciplinar que fica por fazer, correndo-se o risco de universidades públicas e privadas continuarem a competir apenas ao nível de quem é que apresenta o melhor plano curricular ou o melhor corpo docente, tendo como consequência uma sociedade a trabalhar de costas voltadas e sem saber muito bem quem é o arquivista e para que é que serve.
Bem sei que a criação de uma rede deste tipo é um projecto titânico, mas, quanto a mim urgente, com uma Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas (APBAD) e um Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT) activos e empenhados. A vontade das pessoas é tudo - incluindo vontade política -, por isso não é impossível. E para reformas deste tipo necessita-se mais de imaginação que de dinheiro. Não só representará um avanço para a nossa área profissional, e um conhecimento mais inteligente da nossa importância junto de organizações públicas e privadas); e ainda para o fortalecimento da relação entre universidades, com o objectivo de trabalharem em prol do futuro profissional dos seus alunos, emprestando-lhes competências de trabalho prático ainda durante os cursos. Aqui, a criação de gabinetes de inserção profissional poderão ter um papel decisivo como mediadores do processo de inclusão no mercado de trabalho.

E no princípio era...a Avaliação

2006-09-12T18:02:00.001+01:00

A avaliação documental pode significar, a meu ver, o princípio do fim da desorganização das instituições, das empresas, e, quem sabe, dos governos. O objectivo primário da avaliação documental é tornar o espaço e o tempo racionais para quem deseja tomar decisões responsáveis e eficazes.
Por outro lado, se reduzirmos a preocupação com a documentação acumulada a questões de espaço, cairá por terra a aplicação prática de qualquer tipo de teoria da organização. Escusado será dizer que se tornará real o risco de perdermos uma parte importante da nossa memória e identidade. Como é que uma instituição pretende tornar a sua missão um percurso eficiente e produtivo se mantiver à sua guarda uma acumulação exponencial de documentos? Esta questão acarreta inúmeros problemas, principalmente quando surge a necessidade urgente de recuperação de informação, que entretanto se perde devido à falta de um sistema documental de gestão integrada. A avaliação documental - infelizmente - é relegada para segundo plano. Só surge quando os problemas de espaço começam realmente a incomodar. E é nesta altura eu vai tudo, ou quase tudo, borda fora (lixo). Concerteza que ainda persistem aqueles que acham que o circuito documental tem unicamente o objectivo imediato da concretização de uma actividade e o da arquivagem quando essa actividade finda. Os mesmos esquecem-se, porém, que o sistema integrado de documentos é um dos pilares da gestão de sucesso.
E como é que a avaliação documental contribui para a implementação de tal sistema? Podia muito bem ser a Informática a panaceia para todos os males. Mas a Arquivística tem um papel a desempenhar, em parceria com a Informática. De que forma? Se descongestionarmos de papel os gabinetes de trabalho, para finalmente respirarmos. Trata-se de uma questão de bem-estar. Se quisermos, higiene e segurança no trabalho. Por isso, a avaliação documental é um dos componentes fundamentais do sistema integrado de documentos. Poque não começarmos a fazer esse trabalho no próprio sistema informático, no momento da produção dos documentos?

O problema dos km's acumulados...Avaliar para organizar, organizar para sistematizar

A avaliação e selecção de documenação acumulada apoia-se num conjunto de documentos legais e em linhas orientadoras. Depois de termos uma consciência orgânico-funcional dos serviços que têm documentação acumulada, diagnostica-se o tipo de documentação existente. Enfim, tenta-se perceber, nestas duas etapas, a razão pela qual o serviço deixou chegar o(s) seu(s) arquivo(s) ao estado de congestionamento documental. Percebendo as tipologias documentais, os assuntos tratados, o circuito dos documentos, a ordem e a proveniência dos mesmos, reunem-se as condições para se desenvolver uma legislação - geralmente em Portaria - onde vigore uma tabela de selecção representativa dos documentos sujeitos a eliminação e a conservação permanente (e os respectivos prazos de conservação administrativa).
Com o estudo da estrutura orgânico-funcional dos serviços efectuado, com o diagnóstico da natureza burocrática da documentação produzida, e com a estrutura de arquivo definitivo montada, é altura para fazer vigorar a tal legislação - Portaria - já não nos depósitos, mas sim no momento da produção dos documentos, debelando o problema do seu destino final. O mal morre assim à nascença.
Posto isto, penso que nesta fase, em que a casa foi finalmente arrumada, em que se conhece de facto a actividade burocrática e funcional das organizações, pode-se implementar um plano de classificação para a gestão de arquivo corrente. Esta medida vai possibilitar a inclusão dos documentos produzidos em série documentais. Neste campo a ajuda da Informática será preciosa na concepção de bases de dados em que a circulação da informação será cada vez menos física (lenta). Neste parâmetro sou um acérrimo defensor do poder das novas tecnologias.

PS: Aconselho uma observação atenta dos dados expressos no afamado, mas pouco divulgado, Diagnóstico aos Arquivos Intermédios da Administração Central, uma co-edição do Observatório das Actividades Culturais (OAC)/Instituto dos Arquivos Nacionais Torre do Tombo (IAN/TT).

PS2: O texto que aqui apresento sobre a avaliação documental e o seu impacto não pretende ser o único e exclusivo pensamento acerca da matéria, mas sim um sucinto contributo da minha visão em relação à mesma. Há muito tempo que se discute o problema, e há muito que se desenvolvem instrumentos preciosos de apoio à prática da avaliação documental. Eles existem e já deviam ter sido postos em prática a partir do momento em que foram publicados.

De entre outros, refiro-me a...

MANUAL PARA A GESTÃO DE DOCUMENTOS - Madalena Garcia e Maria João Pires de Lima (coords.), Lisboa: IAN/TT, 1998.
VIEIRA, João - Orientações gerais sobre gestão de documentos de arquivo, Lisboa: IPA, 1990.
Norma de Descrição Arquivística - ISAD-G (norma geral internacional de descrição arquivística)
PÓVOAS, Ana Maria Sarmento; HENRIQUES, Cecília; LIMA, Maria João Pires de - Orientações Técnicas para Avaliação de Documentação Acumulada, Lisboa: IAN/TT, 1999.